Groeipijn als ondernemer

Groeipijn als ondernemer. Kreten als ‘Niet zo moeilijk doen’, ‘Gewoon even iemand aannemen voor de drukte’, ‘Even een uitzendbureautje inschakelen’ zijn daarbij veelvoorkomend. Maar dat is niet helemaal zo. Dat ondernemers zelf dingen willen doen, is het aard van het beestje. Vaak willen ze zelf dingen uitzoeken, zelf weten hoe dingen werken, zelf werkzaamheden blijven doen. Om een ander te helpen, om autonomie te houden, de baas te blijven in je eigen bedrijf, de regie te houden. Niks mis mee natuurlijk. Maar als je wil groeien als ondernemer, krijg je groeipijn. Linksom of rechtsom.

Iedereen begint alleen

Ik ken weinig bedrijven die direct zijn begonnen met, weet ik het, 50 man personeel. Bijna alle ondernemers beginnen hun ondernemersreis in hun eentje. Alleen. En ja, in mijn ogen hebben daarmee ook alle ondernemers te maken met groeipijn. Als zzp’er, als freelancer die van klus-naar-klus holt, als mkb’er. Zelfs de multinational heeft te maken met groeipijn. Allemaal komen ze namelijk een keer op een groeikruispunt te staan. Allemaal stellen ze zichzelf vragen als ‘Wil ik personeel aannemen?’, ‘Wil ik juist mensen inhuren?’ of ‘Blijf ik ondernemen zoals ik dat nu doe?’.

Welke optie je ook kiest, alle keuzes geven groeipijn. Want als je altijd je bedrijf alleen hebt gerund, hoe begin je dan met het aannemen van personeel? En is het inhuren van andere zzp’ers of freelancers niet megaduur? En ook geen onbelangrijke: als ik blijf ondernemen zoals ik nu doe, lever ik dan niet te veel omzet in? Samen met de vraag ‘Hoeveel is vrije tijd mij eigenlijk waard?’.

Het beantwoorden van deze vragen kost tijd. Tijd die nu al kostbaar is. Je hebt deze vragen tenslotte niet voor niets. En als je deze vragen eenmaal hebt beantwoord, waar moet je dan praktisch beginnen?

Hoe je het dus wendt of keert: als ondernemer heb je te maken met groeipijn.

Begin klein

Als jij uit het niets begint met het uitbesteden van werkzaamheden, kan dat behoorlijk spannend zijn. Je hebt misschien wel altijd alleen gewerkt in je bedrijf en het kan voelen alsof je de sleutel van je bedrijf overdraagt aan iemand anders. Heel begrijpelijk. Ook ik zou er in het begin ongetwijfeld moeite mee hebben. Ondanks goede screening en goede kennismaking(sgesprekken), ken je iemand namelijk niet echt. Het vertrouwen moet nog groeien.

Zeker als je nog nooit iemand hebt ingehuurd, kan het even duren voordat je echt op iemand leert te bouwen en vertrouwen. Als jij als ondernemer werk gaat uitbesteden terwijl je het eigenlijk nog heel spannend vindt, adviseer ik je sowieso om niet direct bedrijfskritieke processen uit te besteden. Nee. Begin juist klein. Bouw met kleine werkzaamheden het vertrouwen op en bouw op die manier langzaam uit.

Je moet namelijk leren vertrouwen op iemand anders. Zeker als je nog nooit iemand hebt ingehuurd, is het wennen. Voor jou als ondernemer is het nieuw en dus spannend, maar degene die je inhuurt heeft ook door dat je dat spannend vindt. Dat kan liggen aan je manier van communiceren, aan het dubbelchecken in het begin, misschien zelfs wel een kleine beetje micromanagement in het begin. Dat is allemaal niet erg. Als je iemand hebt ingehuurd die hier ervaring mee heeft, begeleid hij of zij je hier doorheen.

Daarnaast adviseer ik andere ondernemers altijd klein te beginnen. Dat kan met losse klusjes, zoals het door laten voeren van contactgegevens in je CRM, het opzoeken van ontbrekende contactgegevens, het opmaken van een Word-document, het maken van een brainstormafbeelding, het inrichten van een Trellobord of het uitwerken van notulen aan de hand van audio-opnames.

Hoe dat werkt in de praktijk

Heb je dat soort kleine klusjes niet in je bedrijf, maar wil je wel beginnen met kleine werkzaamheden uit te besteden? Begin dan bijvoorbeeld eens met het verzamelen van je crediteuren door iemand anders. Dat is vaak een klusje van maximaal 2 uur per week, maar kan jou een hoop (gevoelsmatige) tijd schelen. Voor je crediteuren kan zo’n samenwerking er bijvoorbeeld zo uitzien:

• Maak een financieel e-mailadres aan, bijvoorbeeld crediteuren@test.nl.
• Geef aan iedereen dat nieuwe e-mailadres door.
• Mocht je deze nog niet hebben: maak een netwerkmap aan ‘Crediteuren’ met daaronder jaartallen (2022, 2023, 2024, 2025, etc.).
• Huur een zzp’er of freelancer in (of neem iemand in dienst als je dat fijner vindt).
• Spreek af dat een keer per week de crediteuren worden bijgewerkt en dat alle facturen die in die e-mailmap staan, worden opgeslagen in de daarvoor bestemde netwerkmap.
• Degene die je inhuurt kijkt dan een keer per week naar deze inbox en slaat alle crediteuren op in de daarvoor bestemde netwerkmap.
• Gebruik je een systeem als Basecone? Je kunt afspreken dat degene niet alleen de facturen opslaat op de netwerkmap, hij of zij kan de facturen ook direct naar Basecone mailen.
• Wil je liever een seintje ontvangen als de crediteuren zijn bijgewerkt? Spreek dan af dat je een mailtje of appje ontvangt.

Het enige dat jij dan nog hoeft te doen, is de facturen daadwerkelijk in te boeken en te betalen. Door het uitbesteden van deze relatief kleine en simpele stappen, heb jij veel meer tijd over en hoef je je alleen nog maar te focussen op het daadwerkelijk betalen van deze facturen. Vanaf daar kan je ervoor kiezen steeds wat meer werkzaamheden uit te besteden.

Bovenstaande situatie is natuurlijk een voorbeeld van hoe het uitbesteden van kleine werkzaamheden jou meer vrije tijd kunnen bezorgen. Dat kan natuurlijk op veel meer manieren worden geregeld. Van de directeur die gek wordt van zijn mail en iemand nodig heeft die meeleest en deadlines bijhoudt, tot de schrijver die zich alleen maar bezig wil houden met het schrijfproces en niet het ontwerpproces tot aan de coach of trainer die zich vooral bezig wil houden met coachen en trainen en niet met de optimale dagindeling van de agenda.

Goede communicatie

Onthoud dat alles staat en valt bij goede afspraken. Ondanks goede screening, meerdere kennismakingsgesprekken, een goed functieprofiel, 1.001 persoonlijkheidstesten kan een samenwerking toch niet fijn zijn. Als je geen duidelijke afspraken maakt, verwachtingen niet duidelijk zijn uitgesproken en er daarmee niet duidelijk is gecommuniceerd, kan een samenwerking tegenvallen. Maak dus goede afspraken, evalueer de samenwerking regelmatig en communiceer duidelijk zodat alle partijen weten wat er verwacht wordt van elkaar. Door het voorkomen van miscommunicatie en goed verwachtingsmanagement, worden cruciale fouten en ontevredenheid voorkomen.

Onthoud verder dat als je merkt dat iemand te vertrouwen is, het ook makkelijker wordt om werkzaamheden uit te besteden. Maar dat dit aan de andere kant net zo is. Als jij iemand inhuurt en die merkt dat het vertrouwen er is, zal hij of zij je alleen maar beter kunnen helpen. Dat geldt voor zzp’ers en freelancers die je inhuurt, maar ook zeker voor eventuele werknemers.

Ben jij een ondernemer die al een keer het groeipijnproces heeft en mis je dingen in dit blog? Ik sta altijd open voor nieuwe inzichten en hoor ze graag van je. Ben jij juist de ondernemer die nu te maken heeft met groeipijn en wil je meer leren over hoe je met kleine werkzaamheden al meer vrije tijd kunt krijgen? Neem dan contact op voor een kennismaking. Eerst meer weten? Lees dan eens de veelgestelde vragen die ik de afgelopen jaren heb mogen beantwoorden.

Foto van Hayley Murray via Unsplash