Samenwerken met SHARP Support

Hoe je het beste kunt samenwerken met een Virtual Assistant en vooral hoe je daarmee meer vrije tijd krijgt, is voor iedereen anders. Wat ik wel kan aangeven, is hoe je het beste kunt samenwerken met SHARP Support. Door corona hebben we in ieder geval geleerd dat op afstand samenwerken, prima kon. Inmiddels verwacht ook het CPB dat er meer thuisgewerkt gaat worden dan voor corona. In de praktijk werken zzp'ers alleen al vaak vanuit huis. Ook de kleinere MKB organisaties (tot 10 medewerkers) hebben vaak een kantoor aan huis. Dat kan niet alleen best eenzaam zijn; je kunt ook doorschieten en áltijd maar aan het werk zijn. Je werk-privé-balans is ver te zoeken.

Precies dat is een reden om een Virtual Assistant in te schakelen. Ondernemers worden vaak geleefd door hun mail. Iets dat ik voor veel van mijn klanten als standaardtaak op mij heb genomen én iets waarvan ze allemaal aangeven dat het verschrikkelijk veel tijd scheelt. Gewoon iemand die met je meekijkt, de acties er uit pikt, deadlines bewaakt, je een seintje geeft, afspraken inplant vanuit je mail. Het zijn allemaal dingen die jij dan zelf niet meer hoeft te doen. Toegang tot je mail is overigens zó geregeld.

Heb je geen gezamenlijke inbox en wil je deze ook niet? Dan kan je er natuurlijk ook altijd voor kiezen mij je inloggegevens te geven. Deze worden veilig bewaard in een password manager en daar wordt natuurlijk zeer vertrouwelijk mee omgegaan. Eindigt de samenwerking? Dan verwijder ik direct je opgeslagen wachtwoorden en zal ik je aanraden je wachtwoord te wijzigen.

Samenwerken met SHARP Support in de praktijk

  • Stuur foto's van jouw aantekeningen via WhatsApp, WeTransfer of per mail en ik zorg ervoor dat het een mooi gespreksverslag, offerte of voorstel wordt.
  • Neem je meetings op en lever je audio-opnames bij mij in via WeTransfer. Afhankelijk van groepsgrootte, duur, audiokwaliteit en taal krijg je de transcriptie binnen maximaal 5 werkdagen in je inbox.
  • Geef mij toegang tot je achterstallige online archief en je ontvangt een mooi voorstel met een nieuwe archiefstructuur. Na jouw akkoord, zorg ik ervoor dat jij je bestanden weer overal kunt vinden.
  • Je tool zo inrichten dat jij er direct mee aan de slag gaat. Veel leveranciers hebben tegenwoordig een opstartservice. Heb jij net die ene leverancier te pakken die dat niet heeft en hik je er zelf tegenaan? Door mijn uitgebreide kennis en ervaring, kan ik zo'n tool vaak makkelijk en snel voor je inrichten.
  • Geef mij toegang tot je mail en heb altijd een lege inbox, terwijl je nooit meer een mailtje kwijt bent.

Hoe mijn adviezen gaan werken voor jou

Ervaring leert dat ik vooral in de eerste paar weken van onze samenwerking, een goed beeld krijg van hoe je nu werkt. Omdat ik expert ben in sneller en slimmer werken, ga ik je direct adviseren over een aantal zaken. Dat doe ik natuurlijk respectvol, maar zeker eerlijk, open, transparant en direct. Die adviezen gaan ervoor zorgen dat:

  • je chaos wordt gestructureerd en dat er patronen zullen ontstaan.
  • je deadlines worden bewaakt.
  • je altijd eerlijke feedback krijgt en daardoor niet voor verrassingen zult komen te staan.
  • je nooit meer achterloopt met werk en je klanten weer kunnen bouwen op je communicatieve vaardigheden.
  • je meer vrije tijd krijgt en daardoor weer weet waarom je bent gaan ondernemen.

Feedback geven en ontvangen

Aan de start van de samenwerking, is het handig en fijn om regelmatig telefonisch contact te hebben. Dat kan eens per week of eens per twee weken. We kunnen elkaar dan niet alleen nog beter leren kennen en elkaar op de hoogte stellen. We kunnen elkaar dan ook vragen stellen, gewoon even bijpraten of elkaar feedback geven. Iets dat ik heel belangrijk vind in langdurige samenwerkingen.

Kennismaken

Voordat wij gaan samenwerken, vind ik het belangrijk altijd eerst telefonisch kennis te maken. In deze kennismaking gaan we natuurlijk kijken of er wel een klik is, maar ik ga je ook van alles en nog wat vragen. Denk daarbij aan vragen zoals:

  • Waar loop je tegenaan?
  • Waar voel jij je fijn bij om uit te besteden?
  • Wat heb je zelf al gedaan om meer tijd te krijgen?
  • Met welke tools werk je nu al?
  • Hoeveel e-mails heb je in je inbox?
  • Waar wil je naartoe in de toekomst? Wil je bijvoorbeeld doorgroeien naar een BV met personeel? Of bewust een eenmanszaak met een freelance team?
  • Hoe lang ben je nu zelf ongeveer kwijt aan je eigen mail?

Dat zijn vragen die ik nodig heb van je om te kijken óf we überhaupt kunnen gaan samenwerken. Denk daar dus vooral al gerust over na!

Wil je voordat we gaan kennismaken, eerst weten wat anderen zeggen over mij en mijn dienstverlening? Check dan zeker de reviews die zij hebben achtergelaten!

Na de kennismaking

Als we eenmaal kennis hebben gemaakt en het voelt voor ons allebei goed, gaan we het hebben over de juridische kant van samenwerken en spreken we ook een startdatum af. Vanaf het moment dat we het gesprek beëindigen, ga ik aan de slag voor je. Als eerst ontvang je dan een aantal documenten.

  • Opdracht van Overeenkomst (inclusief geheimhouding)
  • Verwerkersovereenkomst
  • Algemene Voorwaarden

Ik vraag je deze documenten altijd te retourneren vóórdat we gaan samenwerken. Vind niet alleen ik fijn, de Belastingdienst vindt dat ook prettig.

In deze zelfde e-mail vraag ik je ook mij toegang te geven tot je systemen. Je e-mail, agenda, Trello, Asana, CRM, website, Teams, Google Drive, Dropbox. Kortom: alles dat ik nodig heb om te zorgen dat jij meer vrije tijd krijgt.

Nieuwsgierig naar met welke tools ik werk? Dat kan je lezen in deze toolkit.