7 tips voor het verlagen van werkdruk

Onze economie is zo onderhand echt getransformeerd naar een 24-uurseconomie. Het meest concrete voorbeeld daarvan vind ik nog wel de openingstijden van supermarkten. Want wees eens eerlijk: wanneer heb jij voor het laatst voor een dichte supermarktdeur gestaan? Voor sommigen ideaal, voor anderen een nachtmerrie. Idem met die kleine computer in je binnenzak die ervoor zorgt dat je altijd bereikbaar bent. Daarom deze keer 7 tips voor het verlagen van werkdruk in een 24-uurseconomie.

Vroegâh was alles beter

Dat vroeger alles beter was, vind ik een gedurfde uitspraak. Als we teruggaan naar de jaren ’80, dan had ik vandaag de dag waarschijnlijk geen eigen bedrijf kunnen combineren met het moederschap. Dat gezegd hebbende: de al eerder genoemde supermarkt was vroeger toch echt vaak dicht met feestdagen, maar dat is tegenwoordig ook niet meer gegarandeerd.

Feit is wel dat de werkdruk vandaag de dag erg hoog is in Nederland. Niet alleen in de bekende sectoren als het onderwijs en de zorg. In álle sectoren hebben ze te maken met een verhoogde werkdruk. Organisaties als TNO doen daar regelmatig onderzoek naar én publiceren deze statistieken. Wat blijkt: ongeveer 43% van ál het verzuim, is direct te herleiden naar hoge werkdruk. Een hoge werkdruk kan natuurlijk komen doordat je werkt in een sector met personeelstekort, waardoor je veel te veel werk hebt liggen.

Hanteer een dichtdeurbeleid

Maar het gevoel van een hoge werkdruk kan ook komen door versnippering van je werk, waarbij je niet echt lekker gefocust kan werken. Dat kan veel redenen hebben. Een van die redenen is dat je te vaak wordt gestoord. Door klanten, leveranciers, managers of directe collega’s. Al die storingen zorgen ervoor dat je bent afgeleid en toch weer even terug moet komen in je focus. Zijn dat er te veel op een dag, dan kan dat zeker bijdragen aan een hoge werkdruk.

Werk je in een flexruimte? Overweeg dan een aparte unit te huren en doe je deur dicht. Met een dichte deur komen mensen net wat minder snel binnen. Leer mensen ook dat als je deur dicht zit, daar een goede reden voor is.

Werk je op locatie van de opdrachtgever? Dan kan je ook prima een dichtdeurbeleid hanteren. Spreek ook dan af met (interim) collega’s dat als je deur dicht zit, daar een goede reden voor is en dat je niet wil worden gestoord.

Het is zeker niet hét wondermiddel, maar de afleidingen zullen wel afnemen en dat draagt bij aan, in ieder geval, het verminderen van een hoge werkdruk.

Doe eens een paar weken iets niet

Om te kijken waar je focus weer kunt vinden en werkdruk kunt verlagen, is het belangrijk om te kijken naar wat je eigenlijk allemaal doet. Dat hoeft echt niet minutieus. Global kijken wat je op een dag doet, werkt ook goed. Als je dat namelijk eenmaal in beeld hebt, kan je kijken naar werkzaamheden die écht moeten en werkzaamheden die niet per se hoeven. Kijk naar de lijst met werkzaamheden en stel jezelf van tijd-tot-tijd de vraag: wat gebeurt er als ik dit eens een paar weken niét doe?

Houd dat eens in de gaten, is het kaartenhuis in elkaar gestort? Of loopt alles eigenlijk nog op rolletjes? En in dat laatste geval: als alles nog doorloopt en je merkt er niks van, schrap het dan helemaal uit je planning.

Als zzp’er of eigen ondernemer, heb jij hier veel invloed in en op. Maar soms moet je zaken uitvoeren voor je opdrachtgever of heb je een team om je heen verzameld die ook te maken heeft met de uit te voeren werkzaamheden. In dat geval heb je het niet helemaal alleen voor het zeggen. Noteer het dan als agendapunt voor het teamoverleg of plan een evaluatiegesprek met je opdrachtgever.

Ben je juist ingehuurd voor het optimaliseren van interne bedrijfsprocessen? Verzamel dan een lijst met allerlei ‘nutteloze’ werkzaamheden en overleg dat dan sowieso met je opdrachtgever.

Neem genoeg pauzes

Iedereen weet dat te lang zitten niet goed is voor je. Te lang staan ook niet. Alles waar ‘te’ voor staat is niet goed, zeg ik altijd maar. Hetzelfde geldt ook voor te lang schermen of te lang aan 1 ding werken. Probeer dan ook ieder uur even 5 minuten iets anders te doen. Een rondje te lopen door je kantoor, even naar buiten een frisse neus halen of gewoon 5 minuten naar buitenstaren. Als het maar even 5 minuten volledig vrij van werk is, waarbij je geen ander scherm voor je neus hebt.

Werk je net als ik aan huis en loop je helemaal vast in je routine, je agenda of creativiteit? Of heb je geen idee waar je dan die 5 minuten moet zijn? Doe dan even een wasje in de wasmachine, vouw je handdoeken even op, was de vaat af, loop de tuin in met je snoeischaar of geef de planten even water.

Je hoofd is niet gemaakt om alles te onthouden

Je kunt niet alles onthouden. Zeker niet als je, net als ik, meerdere opdrachtgevers hebt met allemaal verschillende opdracht- en projectomschrijvingen. Je kunt dan natuurlijk proberen van alles en nog wat te onthouden, maar het is een kwestie van tijd voordat je dan fouten gaat maken en dingen gaat vergeten. Je hoofd is simpelweg niet gemaakt om alles te onthouden.

Maar soms zit er ‘te’ veel informatie in je hoofd. Daar kan je ook behoorlijk (werk)druk van ervaren. Het is dan de kunst om álles wat in je hoofd zit, uit je hoofd te halen. Een braindump is daarvoor een goede oplossing. Ga dan eens per week zitten met een leeg schrift en schrijf álle gedachten op die je op dat moment hebt. Denk niet na over hoe logisch of onlogisch het is. Schrijf het gewoon op om het uit je hoofd te laten halen. Ga na de braindump kijken naar wat je eigenlijk hebt opgeschreven. Staan er dingen in waar je wat mee moet? Zet het dan om naar concrete acties en zet het in je externe systeem.

Maak je dag inzichtelijk

Overzicht krijgen begint met het inzichtelijk krijgen van je dag. En dat kan je goed doen door structuur aan te brengen. Geloof mij maar: het structureren van je dagen werkt daarvoor echt, óók als ondernemer. Je krijgt direct overzicht in je dag, daardoor weet je wat er van je wordt verwacht en hoeveel ruimte je eigenlijk op een dag ‘over’ hebt. Dat maakt op z’n minst pijnpunten zichtbaar, waardoor je beslissingen kunt gaan maken wat je wel en niet doet, waar je wel en geen ruimte voor hebt. En dat zorgt uiteindelijk weer voor een lagere werkdruk.

Persoonlijk houd ik altijd rekening met 3 soorten werk:

• gepland werk (alles wat je die dag moet doen of hebt gezegd wat je moet doen)
• ad hoc werk (al het werk dat voortkomt uit ander werk wat je niet eerder had voorzien)
• ongepland werk (al het werk dat je niet hebt gepland en niet voortkomt uit ander werk, maar je wel wil doen).

Heb je helemaal geen ongepland werk? Dan kan je ervoor kiezen om dat moment met ander werk op te vullen. Je kunt er ook voor kiezen om het ongeplande werkgedeelte te laten voor wat het is en morgen weer verder te gaan.

Jij hebt de regie in handen

Het recht op onbereikbaarheid. Iets dat steeds vaker voorkomt en terecht, vind ik. Werk-privébalansen moeten tegenwoordig veel strenger worden bewaakt. Of dat komt door het thuiswerken, door (groei)ambities, door opvoeding? Ik heb geen idee. Het doet ook niks af aan het feit dat je nu eenmaal niet 24 uur per dag bereikbaar kunt zijn.

De ultieme tip hierin: zet je telefoon op stil, zet zo veel mogelijk meldingen uit en wees eens onbereikbaar. Lukt dat niet in verband met je werk en je huidige opdrachten? Kijk dan eens of je werk kunt delegeren of dat je iemand anders de telefoon laat opnemen.

Of stem af met je opdrachtgevers dat je liever werkt met telefonische bijpraatmomenten. Deze kan je dagelijks (met een dagstart) maar ook wekelijks, tweewekelijks of zelfs maandelijks plannen.

Nee is ook een antwoord

De laatste tip is vaak ook een van de moeilijkste. Zeg wat vaker ‘nee’. Klinkt makkelijk he. Is het niet altijd. Begrijp ik ook. Maar door zelf vaker nee te zeggen tegen anderen, zeg je vaker ja tegen jezelf en heb je meer rust, ruimte en overzicht om de beste versie van jezelf te worden.

Heb je te veel werk aangenomen en kan je wat hulp gebruiken in de dagelijkse bedrijfsvoering? Heb je voldoende werk voor iemand in loondienst en wil je sowieso doorgroeien naar personeel? Verken dan de mogelijkheden van personeel aannemen. Wil je juist liever werken met een flexibele schil en geen personeel inschakelen? Andere zzp’ers, zoals Virtual Assistants kunnen hier een ideale rol in spelen en je met relatief weinig uren, veel vrije tijd opleveren.

Foto van Hennie Stander via Unsplash