De vakanties zitten er alweer bijna op. Darum komt alweer lekker confronterend met aftelposts tot aan de Kerst. En terwijl de zomer nog volop bezig is, is de vakantie vaak alweer deels vergeten. Een van de meest hectische periodes van het jaar staat op het punt te beginnen. September, oktober en november zijn vaak voor veel ondernemers drukke maanden. Maar die eerste week na de vakantie, is toch wel een week waar vakantieachterstand voelbaar en zichtbaar is. Een achterstand die je natuurlijk zo snel mogelijk wil wegwerken. In dit blog vind je een paar tips met hoe je zo snel mogelijk je vakantieachterstand wegwerkt.
Je out-of-office
Een paar weken voor ik daadwerkelijk met vakantie ga, stel ik vaak al een afwezigheidsmelding in. Daarin staat netjes wanneer ik met vakantie ben, wanneer ik weer bereikbaar ben en wanneer men ongeveer een inhoudelijke reactie kan verwachten. De out-of-office stel ik dan vaak in voor een bepaald periode die net een paar dagen eerder begint dan mijn daadwerkelijke vakantie en net een dagje langer doorloopt. Zo vergeet ik deze ook nooit meer uit te zetten. Heb jij je out-of-office niet voor een bepaalde periode ingesteld? Vergeet deze dan niet uit te zetten!
Snel je mail wegwerken
De inbox is vaak toch wel een behoorlijk irritatiepunt van mensen. Die is vaak volledig volgelopen met allerlei mailtjes. CC’s om je op de hoogte te houden van bepaalde projecten, klantmails, leveranciersmailtjes met wijzigingen, nieuwsbrieven. Maar waarschijnlijk heb je zelf ook heel veel afwezigheidsmeldingen ontvangen. Werk je in Office365/Outlook? Dan kan je met een ingestelde regel de afwezigheidsmeldingen zó wegwerken.
Overigens kan je deze ook alvast voor je vakantie instellen. Met de stappen beschreven in dit blog maak je snel een e-mailregel aan. Je kunt dan zo instellen dat de afwezigheidsmeldingen helemaal niet worden ontvangen in de inbox, maar bijvoorbeeld direct worden verwijderd.
Blok je agenda
Als je weet dat je de eerste week eigenlijk niks voor elkaar krijgt en wordt geleefd door je e-mail, kan je daar ook rekening mee houden in je planning. Blok je agenda de eerste week en zeg tegen klanten en leveranciers dat je de eerste week volledig focust op je vakantieachterstand wegwerken en dus niet kunt deelnemen aan (externe) meetings. Een uitzondering daarop is natuurlijk als je een achterwacht hebt geregeld. Dan is het juist slim om zo snel mogelijk na je vakantie een overdrachtsmoment in te plannen. Dat hoeft niet per se live op een kantoor te zijn. Dat kan natuurlijk ook telefonisch.
Doe je deur eens dicht
Werk je bij de opdrachtgever op locatie? Of werk je in een verzamelpand met allerlei andere zzp’ers en mkb’ers? Dan heb je vast te maken met inloop. Bij zowel de opdrachtgever als het verzamelpand. Maar ook dan kan je prima je deur eens dicht doen. Plak desnoods een A4-tje op je deur met ‘Niet storen’ erop.
Maak gebruik van slimme tools
Dikke kans dat je veel dezelfde reacties moet versturen. Al is het maar alleen een ‘Ik heb je mailtje gezien en gelezen en kom er zo snel mogelijk op terug’. Dat ene zinnetje een keer typen is natuurlijk niet zo erg, maar dat ene zinnetje 100 keer typen is niet fijn. Gelukkig bestaan er allerlei tovertypetools die je hier bij helpen. Gebruik je al zo’n tool? Overweeg dan om een standaard ‘ik ben net terug van vakantie’ prompt in te geven, zodat je niet continu dezelfde tekst hoeft te typen.
Werk niet over
De verleiding is groot om over te werken. Zeker als je veel vakantieachterstand weg te werken hebt. Het is heel begrijpelijk dat je dan snel je vakantieachterstand weg wil hebben en weer volledig bij wil zijn. Maar vergis je niet: je kunt het voor elkaar krijgen om in een paar dagen je vakantie weer volledig te vergeten. Neem dan ook micro-pauzes tussendoor, loop iedere 5 minuten even weg van je scherm en begin en eindig de werkdag vooral op de tijd dat de werkdag normaal gesproken ook eindigt.
Een zinnetje die ik nog weleens tegen mijzelf of anderen zeg en helpt bij het stellen van grenzen: ‘Je werkt om te kunnen leven, je leeft niet om te kunnen werken.’
Heb jij altijd het gevoel alsof je achterstand hebt en moet overwerken? Overwerk vind ik een teken van slechte planning, in je agenda of in je work load. Als jij je in een positie bevindt waar je veel moet overwerken, werkt het niet meer fijn. Luister dan naar dat gevoel en schakel op tijd hulp in. Zet een Virtual Assistant als gatekeeper op je mail en je agenda. Of huur een con-collega in die je kan helpen. Bouw een team om je heen, van freelancers of loondiensters.
Foto van Marco Bianchetti via Unsplash
