Waarom ik fan ben van Word templates

Waarom ik fan ben van Word templates? Omdat Word veel meer kan, dan mensen vaak denken. Want vaak hoor ik om mij heen dat Microsoft Word achterhaald is, dat het niet lekker werkt. Dat het weinig aankan qua design, omdat het een tekstverwerkingsprogramma is. Dat mooie Word templates daardoor onmogelijk te maken zijn. Dat Word templates moeilijk te maken zijn en lastig aan te passen. Allemaal niet waar.

First things first: waarom je Word templates nodig hebt

Het doel van Word templates is simpel: iets dat je continu opnieuw nodig hebt, hoef je ook niet continu opnieuw te maken. Met andere woorden: werken met Word templates scheelt je aanzienlijk veel tijd en handmatige terugkerende werkzaamheden.

Om het te verduidelijken een voorbeeld: Canva is een, terecht, populair en bekend programma wat heel veel kan. Zo is het ideaal voor je social media-uitingen, het op-maat maken van allerlei afbeeldingen en voor je visitekaartjes. Al helemaal als je het budget niet hebt voor programma’s als Indesign, is Canva een ideaal programma om toch met een gelikt design voor de dag te komen. Maar soms kom ik ondernemers tegen die Canva gebruiken voor iets waar het eigenlijk niet echt voor is bedoeld. Het uniform maken van kandidaat-CV’s bijvoorbeeld. Dat gaat dan ongeveer zo:

• Je ontvangt een CV in Word van een kandidaat.
• Je gaat naar Canva en opent het CV sjabloon.
• Je gaat vervolgens terug naar het Word-document en kopieert de relevante informatie.
• De zojuist gekopieerde relevante informatie, plak je vervolgens in het CV sjabloon binnen Canva.
• Als je daar klaar mee bent, download je het CV als een pdf-document en sla je deze op je eigen netwerkschijf op.

Terwijl als de kandidaat daadwerkelijk is geplaatst, de informatie vaak nog een keer handmatig wordt ingevoerd. Deze keer in verloningssoftware of een CRM. CRM-pakketten werken vervolgens vaak achter de schermen met Word samen. Daardoor kan je met 1 druk op de knop een CV volledig in huisstijl uit het systeem laten rollen. Het loont dus zeker om daarnaar te kijken en dat als toolwens mee te nemen!

• NB: Veel opdrachtgevers stellen eisen aan de manier van het aanleveren van CV’s. Deze dienen vaak in Word-formaat aan te worden geleverd, met een bepaald maximum aantal pagina’s. Houd daar dus ook rekening mee.
• NB2: Dit geldt natuurlijk voor álle documenten die je vaker nodig hebt. Denk aan opdrachtbevestigingen, offertes, facturen en inkoopfacturen. CRM-pakketten als Teamleader werken achter de schermen juist vaak met Word templates. Hierdoor heb je altijd een uniforme huisstijl.

Wie Word templates met een gelikt design kunnen maken

Allereerst: ontwerpen is een vak apart. De makkelijke ontwerpen kan je natuurlijk laten ontwerpen door een VA, zoals ik. Maar als je echt een volledige branding wil opzetten, inclusief verschillende designs, raad ik je toch echt aan een grafisch ontwerper in te schakelen.

Een grafisch ontwerper zal altijd eerst jou en je bedrijf willen leren kennen. Nadat je de wensen kenbaar hebt gemaakt, maken zij vervolgens een design voor je. Dat wordt vaak gemaakt met speciale programma’s als Adobe InDesign en kan dus worden gebruikt als pdf-document. Wanneer je een brochure ontwerpt, die statische informatie bevat, raad ik je aan de grafisch ontwerper alles te ontwerpen en het document als pdf te gaan gebruiken. Wanneer je juist een ontwerp wil voor het maken van offertes, facturen, creditfacturen, wisselende product brochures en/of brieven, raad ik je aan te gaan werken met Word templates.

Als je aangeeft bij je grafisch ontwerper dat de informatie regelmatig moet worden aangepast en dat je dat zelf wil kunnen doen, houden zij daar rekening mee. Sommige ontwerpers kiezen er dan voor om een VA zoals ik in te schakelen. Dan krijg je via je grafisch ontwerper een set Word templates die met het door hen gemaakte design zijn gemaakt. Andere leveren de ontwerpen zelf aan en geven aan dat je dan zelf op zoek kunt naar een VA.

Toch liever zelf doen?

Wil je liever geen geld uitgeven aan een VA of wil je gewoon liever zelf de Word templates ontwerpen? Dat kan natuurlijk ook. Hieronder een stapsgewijze uitleg.

• Open een blanco Word-document en ga in het lint naar ‘Bestand’.
• Je ziet daar een uitklapmenu staan met standaard ‘Word-document (docx).
• Open dat uitklapmenu en kies voor de optie ‘Word-sjabloon (.dotx).
• Geef vervolgens een logische naam op voor het template, bijvoorbeeld ‘Template Offerte traject 2’.
• Kies daarna voor een logische locatie op je netwerkschijf en sla het document definitief op.

Je hebt nu de eerste stap gezet en het template al voorbereid. Je komt nu aan bij de volgende stap: het template daadwerkelijk ontwerpen. Dat is afhankelijk van een aantal factoren. Heb je bijvoorbeeld alleen een logo laten ontwerpen? Of heb je een volledig briefhoofd laten ontwerpen? Daarnaast zal je ook hebben moeten nadenken over regelafstand, lettertypes, etc.

Wanneer je bovenstaande factoren allemaal duidelijk hebt, kan je een en ander gaan toevoegen aan het Word template. Logo’s kan je bijvoorbeeld vaak in de koptekst zetten van het document. Lettertypes en regelafstanden kan je instellen in het menu ‘Indeling’ van het lint. Kortom: je kunt het document nu zo opmaken zoals jij het wil.

• NB: heb je werknemers en wil je dat zij ook dit document gebruiken? Zorg dan dat oude versies niet meer beschikbaar zijn, niet meer kunnen worden gevonden en zorg dat iedereen op de hoogte is van de locatie van het nieuwe template.

Word templates maken voor een CRM

Veel software werkt achter de schermen ook met Word-documenten. Heb jij juist een fantastisch mooi en uitgebreid CRM-pakket, waaruit je facturen, offertes, brochures en andere mails kan versturen? Dan zijn vaak precies dat de pakketten die samenwerken met Word. Herhaal dan de stappen zoals hierboven vermeldt. Op de plekken waar informatie nodig is vanuit het CRM, zijn vaak samenvoegvelden beschikbaar. Zorg dat je die lijst bij je hebt en vul de relevante velden in op de nodige plekken.

Wanneer je het template volledig hebt gemaakt, inclusief relevante velden, kan je het uploaden in het backend van het CRM-pakket. Zorg dat je een relatie in het CRM hebt staan dat je kan gebruiken als testrelatie en test vervolgens het template. Herhaal dit bij alle templates die je maakt en upload in het CRM.

Heb je al grafische designs, maar geen tijd of zin om zelf templates te maken? Dit is iets dat ik graag voor je doe. Daarbij kunnen dit soort ontwerpen vaak op basis van fixed price worden gemaakt voor je en zijn de zeer eenvoudige templates al af te nemen van € 55,- ex btw per stuk. Wil je meer informatie over de fixed prices of heb je een document waar je graag een template van wil maken? Neem dan contact op voor meer informatie.