How to invulbare pdf-documenten maken

Een document maken waar men zelf informatie in kan vullen, maar dan zónder dat je huisstijl kan worden aangepast of informatie kan worden verwijderd. Dan kom je vaak toch uit bij een pdf-document. Maar hoe maak je nou eigenlijk zo’n invulbaar pdf-document? En kan je dat ook zelf doen? In deze How to invulbare pdf-documenten maken wordt het uitgelegd.

Check je Adobe abonnement

Ben je er van overtuigd dat je een Adobe abonnement hebt, maar zie je alleen Adobe Acrobat Reader staan? Dan is het zeker de moeite waard om even te kijken of je wel echt een Adobe abonnement hebt en zo ja, wat voor abonnement. Voor het maken van invulbare pdf-documenten heb je namelijk minimaal een Adobe Pro abonnement nodig. Wil je heel snel weten of je dat wel of niet hebt? De meest simpele manier is controleren of je (maandelijks of jaarlijks) betaalt voor Adobe producten. Zie je geen enkele afschrijving aan Adobe, dan weet je dat je geen Adobe abonnement hebt.

• Wil je weten hoe je invulbare pdf-documenten maakt, maar heb je geen Adobe abonnement? Dan zal de uitleg hieronder voor jou niet werken. Wil je wel een Adobe abonnement, check dan hier hun abonnementsmogelijkheden.

Bepaal het doel van je document

Je weet dat je graag een invulbaar pdf-document wil maken. Zo ver ben je al. Maar weet je ook waarom je een invulbaar document nodig hebt? Denk sowieso goed na over het doel van het document.

Wil je bijvoorbeeld een aanmeldformulier gebruiken voor een seminar, vraag jezelf dan af of een invulbaar pdf-document de meest handige en logische manier is voor dat proces. Een digitaal aanmeldformulier maken voor op je site, waardoor deelnemers ook direct voorbereidende en opvolgmails kunnen krijgen, is veel handiger. ActiveCampaign specialisten, zoals Kitty Weijers, kunnen je daar veel meer over vertellen.

Wil je juist een invulbaar pdf-document gebruiken als werkboek voor je training en is je training eigenlijk volledig op locatie? Waarom wil je dan het werkboek als een invulbaar pdf-document hebben?

Mijn advies is daarom ook om goed na te denken over het doel van het document, vóórdat je allerlei documenten gaat maken.

De basis voorbereiden

Als je het doel van je document eenmaal hebt vastgesteld, kan je daadwerkelijk beginnen met het ontwerpen van je document. Los van alle vooroordelen die je kan hebben over Microsoft Word, kan dat programma echt meer dan je denkt.

Je bouwt je document eigenlijk volledig op, zoals jij dat wil. Dat doe je onder andere met behulp van de functies in het tabblad ‘Ontwikkelaars’. Dat kan voor werkdocumenten met allerlei invulvelden, maar ook voor het maken van allerlei checklists. Ontdek de functies die in dat tabblad staan en bouw met die functies je volledige document op.

• Tip: twijfel je over de inhoud en de opmaak? Laat het document dan even een paar dagen liggen of stuur het naar iemand voor wie het document relevant kan zijn. Laat degene vervolgens feedback geven en voer deze door.

Converteren naar Adobe

Als je het Word-document volledig hebt opgebouwd, ben je er nog niet. Je hebt nu een mooi, maar los Word-document dat je nog niet digitaal kunt invullen. Daarvoor moet je het document eerst converteren naar een Adobedocument. Pas na het converteren, kan je het document verder bewerken en er een invulbaar pdf-document van maken.

• Ga naar je bureaublad en open Adobe Acrobat.
• Op de welkomstpagina staan allerlei veelgebruikte functies en tools.
• Selecteer de button ‘Alle gereedschappen tonen’ om een overzicht te krijgen van álle functies en tools.
• Ga naar het menu ‘Bewerken’ en zoek de functie ‘Een formulier voorbereiden’.
  Selecteer de knop ‘Openen’.
• Je komt nu in een nieuw Adobetabblad terecht, waar je een aantal keuzes kunt maken.
• Kies voor de optie ‘Selecteer een bestand’. Een pop-upscherm opent zich, waarmee je een bestand kunt selecteren.
• Als deze is geselecteerd, zie je een aantal knoppen. Selecteer de blauwe knop ‘Formulier maken’.

Krijg je overigens een foutmelding te zien bij het maken van het formulier? Check dan eerst of je het document niet in een andere toepassing hebt geopend.

Het document dat je eerder in Word hebt opgemaakt, wordt nu getoond in Adobe, maar is nog niet invulbaar.

Na het converteren

Als het document is geconverteerd naar een Adobedocument, kan je beginnen met het daadwerkelijk invulbaar maken van het pdf-document. Dat lijkt heel moeilijk en veel werk, maar dat valt best mee. Als je maar weet wat je doet en hoe het moet. Daar is deze paragraaf voor, om dat uit te leggen.

Adobe heeft de fijne functie om velden automatisch te herkennen. Dat betekent dus ook dat je allerlei velden, niet opnieuw hoeft te maken in het document. Het enige dat je eigenlijk moet doen, is het wijzigen van de eigenschappen van de velden. Dat gaat als volgt:

• Selecteer een veld in het menu rechts en dubbelklik op dat veld of klik met je rechtermuistoets en kies de optie ‘Eigenschappen’.
• Een pop-upscherm opent zich met 8 tabbladen. Ga eerst naar het tabblad ‘Algemeen’.
• Wijzig in dit tabblad de naam en of het veld verplicht is om in te vullen.
• Ga nu naar het tabblad ‘Weergave’ en pas hier het lettertype en de gewenste lettergrootte aan.
• Ga vervolgens naar het tabblad ‘Positie’ en geef hier aan dat je het veld wil vergrendelen om te voorkomen dat eigenschappen of veldposities (automatisch) wijzigen.
• Sluit, na het aanpassen, het pop-upscherm met de eigenschappen en sla het document tussentijds op.

Wil je een deel van het document gebruiken als afvinkbare checklist? Dan komen er wel wat handmatige handelingen bij kijken.

• Links zie je een menu staan. Kies daar voor de optie ‘Selectievakje’.
• Je cursor is nu een selectievakje geworden.
• Plaats over ieder selectievakje dat je ziet staan, een Adobe selectievakje.
• Zorg ervoor dat ieder selectievakje een eigen unieke naam heeft (zoals Check01, Check02, etc.).
• Vergrendel vervolgens ook hier de positie, zodat het vak niet verschuift.
• Herhaal dit bij alle selectievakjes in het document en sla deze regelmatig op.

Check, check, dubbelcheck

Als je het invulbare document volledig hebt afgerond, komt er een andere belangrijke stap. Het controleren. De meest snelle, simpele manier is om het document eerst op te slaan, te sluiten en weer te openen in Adobe Acrobat.

Probeer vervolgens het document volledig in te vullen. Zie je gekke dingen verschijnen, noteer deze dan en pas deze later aan in de bewerkingsmodus. Zie je geen gekke dingen, dan is alles gelukt en is je document klaar voor gebruik.

Kom je er bij het controleren achter dat als je een selectievakje afvinkt op de ene plek, er ook andere selectievakjes af worden gevinkt? Dan heb je waarschijnlijk in de eigenschappen geen unieke benamingen gegeven. Dat pas je simpel aan door ieder veld een eigen unieke naam te geven.

Hetzelfde geldt voor invulvelden. Vul je een bedrijfsnaam in op de ene plek en zie je deze automatisch verschijnen op de andere plek terwijl dat niet de bedoeling is? Dan heb je kans dat ook dit komt door de naamgeving van de velden. Pas ook dit simpel aan door de naam in de veldeigenschappen te wijzigen.

Nieuwsgierig hoe dat er dan uitziet? Als test heb ik een intakeformulier gemaakt voor nieuwe klanten. In dit document staan wat vragen die ik standaard stel in de telefonische kennismaking.

Heb je na het lezen van dit blog nog steeds geen idee of het je zelf lukt of heb je gewoon gen zin om dat zelf te doen? Dat zijn klusjes die ik heerlijk vind om te doen. Als je een mailtje stuurt naar sanne@sharp-support.nl en daarbij aangeeft wat je nu al hebt of wat voor document je in gedachten hebt, zal ik een offerte voor je maken. Bij akkoord, ga ik snel aan de slag voor je en heb je het document binnen maximaal 5 werkdagen retour.

Foto van Rubaitul Azad via Unsplash