Samenwerken met redacteurs en tekstschrijvers

Als je een boek, brochure, informatieblad, presentatie, voorstel of funnel hebt geschreven, wil je natuurlijk dat deze niet alleen in opmaak maar ook tekstueel goed zijn. Daar kan je iemand voor inhuren. Ook als je al je teksten wil stroomlijnen, een proeflezer, een scriptiecheck of compleet nieuwe teksten wil hebben, kan je iemand inhuren. Maar er kan best wat bij komen kijken. In dit blog geef ik je daarom tips voor samenwerken met redacteurs en tekstschrijvers.

Platte tekst of opgemaakte tekst

Platte tekst is precies wat de naam zegt dat het is: platte tekst zonder opmaak. Geen paginanummering, geen pagina-eindes, geen inhoudsopgave en in een standaard lettertype. Opgemaakte tekst heeft vaak paginanummering, pagina-eindes en wel een inhoudsopgave.

Iemand inhuren voor het redigeren van platte teksten, gaat anders dan wanneer een tekst ook moet worden opgemaakt. Google Docs wordt bijvoorbeeld veel gebruikt voor platte teksten, zonder afbeeldingen of andere opmaak. Voor puur taalkundige feedback, is Google Docs ook ideaal. Voor zowel jou als je tekstschrijver of redacteur. Maar je bent niet getrouwd met Google. Sterker nog: als je wil dat er actief wordt meegekeken naar opmaak en ontwerp of je wil zelfs van platte tekst naar een opgemaakte tekst, is Google helemaal niet fijn.

Iedereen die met beide programma’s werkt, weet dat wanneer een Google Doc wordt geopend in MS Word de opmaak volledig verspringt. En vice versa. Wat voordelen van werken met een redacteur of tekstschrijver in MS Word:

• Je kunt makkelijk een inhoudsopgave toevoegen.
• Zelfde met paginanummering en (afwijkende) kop-/voetteksten.
• Snijvlakken toevoegen als voorbereiding op de drukker? Ook dat kan simpel in Word.

Maak redactionele afspraken

In de afgelopen 20 jaar, heb ik niet alleen mee mogen werken met de redactie van intern geschreven communicatie-uitingen. Ook ben ik onderdeel geweest van redactieteams die gepubliceerde boeken heeft geredigeerd. Boeken met vaak enkele honderden pagina’s. Sommige vertaald vanuit het Engels, andere juist meer gericht op de praktijk en weer anderen geschreven als zelfhulpboek. Wat ik daarin heb geleerd, is dat de een het heel fijn vindt als álle wijzigingen zichtbaar zijn en een ander dat juist totaal niet fijn vindt.

Overleg altijd welke wijzigingen zichtbaar moeten zijn en welke niet. Als leidraad, zou ik het volgende adviseren:

• Type- en taalfouten zijn vaak onbewust gemaakt. Jij als oorspronkelijke auteur hoeft echt niet alle deze correcties te zien.
• Zinnen die niet lekker lopen, veel te veel komma’s hebben en waarvan je de essentie halverwege kwijt bent. Het leest niet fijn, maar als auteur heb je het misschien wel bewust zo opgeschreven. Wijzig deze zinnen dan niet zomaar. Voeg een alternatieve zin in als opmerking.
• Maak gebruik van betaalde proefredacties. Zeker als je twijfelt over het inschakelen van tekstschrijvers of redacteurs en je graag wil zien wie precies matcht met jouw tone-of-voice. Kies in dat geval een hoofdstuk uit je boek en stuur deze naar verschillende tekstschrijvers of redacteurs. Lees ze allemaal na en kies welke redacteur of tekstschrijver het dichtstbij jouw tone-of-voice komt.
• Laat het idee van perfectionisme los. Natuurlijk wil je een goede tekst met zo min mogelijk tekstuele fouten. Maar besef ook dat sommige fouten bewust blijven staan. Omdat jij dat als auteur fijn vindt, omdat je graag wil dat het boek herkenbaar is met de rest van je geschreven online marketing of omdat sommige taalfouten bewust zijn gemaakt.

Als laatste: een goede redacteur of tekstschrijver zal kijken naar je al bestaande geschreven online communicatie. Dat is ook nodig om je boek in dezelfde stijl uit te geven. Voor je persoonlijke branding en herkenbaarheid. Ziet de redacteur een taalkundig incorrect patroon terugkomen in je al geschreven communicatie? Dan zal dat ook in het boek terug te vinden zijn. Wil je dat juist niet? En wil je dat het zo dicht mogelijk tegen perfect aan zit? Leg dan vast in een projectovereenkomst dat al bestaande taalkundige patronen niet hoeven te worden overgenomen.

Hoe feedback geven in MS Word eruit ziet

Als VA ben ik fan van templates in Word. Daar maak ik geen geheim van en daarom heb ik eerder een blog geschreven over hoe templates en sjablonen in Word niet alleen tekstverwerking makkelijker maken, maar ook je grafische huisstijl kunnen bewaken.

Maar ook als redacteur ben ik fan van MS Word. Met verschillende controlefuncties, kunnen wijzigingen worden geaccordeerd, geweigerd en kunnen alternatieve zinnen worden toegevoegd. Ook als broninformatie ontbreekt of lijkt te ontbreken, is de controlefunctie van MS Word goed.

Feedback geven op documenten kan heel makkelijk via opmerkingen:

• Open het document in MS Word.
• Lees de tekst na tot je een woord, zin of alinea ziet waar je feedback op wil geven.
• Selecteer het woord, de zin of alinea.
• Ga nu naar het lint bovenin en selecteer ‘Invoegen’.
• Zoek naar de functie ‘Opmerking’ en klik daarop.
• Je krijgt nu een pop-up te zien met een tekstveld.
• Voeg daar je feedback toe en sla deze op.

Ga zo het hele document door en stuur het terug naar je redacteur of tekstschrijver. De tekstschrijver kan alle opmerkingen makkelijk onder een rijtje te zien door de functie ‘Alle opmerkingen weergeven’ die MS Word aanbiedt.

Feedback kan ook worden gegeven door de functie ‘Wijzigingen bijhouden’. Wanneer je een document naar een redacteur of tekstschrijver stuurt en alle wijzigingen moeten zichtbaar zijn, kan dat makkelijk worden ingesteld.

• Open het document in MS Word.
• Ga naar het lint bovenin en selecteer ‘Controleren’.
• Zoek naar de functie ‘Wijzigingen bijhouden’ en klik daarop.
• Sla vervolgens het document op.

Alle wijzigingen die de tekstschrijver of redacteur maakt, worden nu zichtbaar en moeten door jou worden geaccepteerd.

Projecttarief, woordtarief of uurtje-factuurtje

Redacteurs en tekstschrijvers hebben vaak meerdere manieren om te factureren. Woordtarieven, teksten op basis van uurtje-factuurtje of op basis van een projecttarief. Iedere tekstschrijver hanteert wat hij of zij fijn vindt werken. Voor alle tariefsoorten is wel wat te zeggen.

Persoonlijk kies ik ervoor om een projecttarief te hanteren. Dit tarief is altijd op basis van een kennismaking, je website, het aantal pagina’s, het aantal correctierondes en of de opmaak hierin moet worden meegenomen. Wanneer er meer moet worden gedaan dan oorspronkelijk is afgesproken, wordt meerwerk in rekening gebracht. Dat meerwerk is vaak wel op basis van uurtje-factuurtje en tegen de geldende uurtarieven.

Sta jij op het punt om een tekstschrijver of redacteur in te huren? Staar je dan niet blind op alleen kosten. Een laag tarief, hoeft niet altijd goede kwaliteit te garanderen. Net zoals een hoog tarief dat ook niet doet. Kijk eerder naar het aantal boekverkopen, aantal drukken, reviews van auteurs, persoonlijkheid en tone-of-voice.

Met dit blog hoop ik dat je meer te weten bent gekomen over samenwerken met redacteurs en tekstschrijvers. Wil je verder kennismaken? Heb je te redigeren teksten en wil je een prijsopgave ontvangen? Stuur dan een mailtje en vermeld daarbij je telefoonnummer, je website, waar het boek over gaat en hoeveel pagina’s het zijn. Ik zal op korte termijn contact met je opnemen om verder kennis te maken.

Foto van Markus Winkler via Unsplash