Het juiste communicatiekanaal kiezen kan lastig zijn. Zeker aan het begin van de ondernemersreis, is men toch vaak van mening dat ze op álle kanalen bereikbaar moeten zijn. Vaak uit angst dat een mogelijke klant wordt gemist. Tel daarboven op oneindige keuze en je hebt serieus last van keuzestress. Want dat is iets dat je echt niet alleen hebt als kind voor de snoepbak. Ook ondernemers kunnen daar last van hebben. In dit blog leg ik uit hoe je het juiste communicatiekanaal kiest, hoe je deze kunt inrichten en welk kanaal het beste geschikt is voor ondernemers.
Soorten communicatiekanalen
Waar veel communicatiemiddelen zijn, zijn er net zo veel communicatiekanalen. Heel simpel gezegd, heeft ieder communicatiemiddel wel een eigen communicatiekanaal. Kanalen kan je dan ook grofweg indelen in de volgende soorten:
- Appverkeer (WhatsApp, Slack, Discord)
- Telefonie
- Vergaderingen
- Sociale media (Instagram, Messenger, Facebook, LinkedIn)
Ondernemers testen een hoop uit. Dat raad ik ook aan. Kijk niet alleen naar het middel dat klanten oplevert, kijk ook naar wat het beste bij jou past. Als je een communicatiemiddel uitzoekt dat niet bij je past, zal je het niet consequent gaan inzetten. Wat natuurlijk ook gevolgen heeft voor je omzet en of klanten je kunnen vinden. Kijk daar dus sowieso naar.
Onthoud ook dat ieder middel een eigen kanaal heeft, maar dat je dat kanaal niet per se actief hoeft te gebruiken. Als je maar duidelijk communiceert hoe je dan wel te bereiken bent.
Communicatiekanaal versus bedrijfsgrootte
Een ondernemer begint vaak alleen het bedrijf, maar dat hoeft niet te betekenen dat dit altijd zo blijft. Er zijn ondernemers die zweren bij eenmanszaken en een freelance team om zich heen verzamelen. Ondernemers die bewust ZZP’er zijn en alles alleen willen blijven doen. Ondernemers die al snel besluiten personeelsleden aan te nemen en ondernemers die vanaf dag 1 al duidelijk hebben naar >250 personeelsleden te willen doorgroeien.
Wat dat te maken heeft met het communicatiekanaal? Veel. Eenmanszaken met een freelance team, hebben andere behoeften. Wanneer zij bijvoorbeeld hulp willen bij de backoffice, maar geen personeel aan willen nemen, maak je andere keuzes dan wanneer je door wil groeien en personeel wil aannemen. En dat is al helemaal het geval als je als ondernemer meer dan 250 personeelsleden hebt (of wil hebben).
Bedenk dus goed waar je nu staat met je bedrijf, hoe groot je team is en of dat freelancers of vast personeel is. Bedenk ook goed wie er allemaal toegang tot de communicatiekanalen moeten hebben.
Wat voorbeelden
Ik weet dat dit vaag kan overkomen en dat het niet erg concreet is. Daarom heb ik wat voorbeelden op een rij gezet van veelgebruikte communicatiemiddelen, inclusief kanalen.
LinkedIn: bij uitstek een van de beste zakelijke platformen die je kunt gebruiken. Ook nu ChatGPT veel wordt gebruikt (geloof mij maar, je herkent direct welke post is gemaakt met behulp van AI). Een bericht sturen is makkelijk en overzichtelijk.
Facebook: tegenwoordig zou ik Facebook niet meer zo snel gebruiken, maar ik heb dit lange tijd wel veel gebruikt. Vooral voor ondernemersgroepen en de hulpvragen die daarin voorbijkwamen. Het messenger van Meta vind ik niet fijn werken. Er zijn allerlei bugs met berichten die niet worden ontvangen of die in de spam belanden. Wat natuurlijk wel kan, is een bedrijfsprofiel aanmaken en via buttons doorverwijzen naar een ander communicatiemiddel en daarmee kanaal.
Instagram: ook van Meta maar dit werkt veel fijner. Op een laagdrempelige manier kom je direct in de inbox van je potentiële klant. Daarbij werkt het Direct Messaging van instagram juist heel fijn en hebben ook ze veel mogelijkheden om automatische berichten te versturen. Handig voor als je in het weekend niet werkt of actief wil verwijzen naar een ander communicatiekanaal.
WhatsApp: er zijn tegenwoordig 1001 berichtenapps, maar de meest gebruikte is toch nog steeds WhatsApp. Met de Business variant zijn er nog meer mogelijkheden en ook hier kan je simpel automatische berichten instellen.
Antwoordservice: ouderwets bellen is natuurlijk ook nog steeds een goed communicatiekanaal. Maar de hele dag door telefonisch stand-by staan, is niet altijd handig. Dan is het juist handig dat er antwoordservices bestaan. Iemand anders neemt dan simpelweg je telefoon op en noteert de boodschap. Jij kunt dan terugbellen op een tijdstip dat het jou uitkomt.
Mijn advies
Met meer dan 20 jaar ervaring, heb ik de economie zien veranderen naar een 24-uurseconomie. Daar zitten natuurlijk veel voordelen aan, maar het 24 uur per dag bereikbaar zijn, kan soms ook opbreken. Dat geldt voor werknemers, maar ook zeker voor ondernemers. In welke categorie dan ook.
Met mijn ervaring, raad ik je dan ook aan om een primair communicatiekanaal in te richten en specifieke communicatieblokken in te plannen. Wees actief op de platformen die bij jou passen, maar ga niet alle inboxen van alle kanalen actief gebruiken. Dat is niet alleen handig en duidelijk voor je klanten en leveranciers. Het is ook overzichtelijker voor jezelf én makkelijker te delegeren.
Als Virtual Assistant raad ik je aan om een primair communicatiekanaal in te richten. Dat is niet alleen overzichtelijker voor jou. Het betekent ook dat als je eenmaal een (freelance) team om je heen hebt, je makkelijker kunt delegeren. In mijn ogen is actief doorverwijzen naar e-mail daarvoor nog steeds het meest geschikte kanaal.
Ben jij ondernemer en zijn je communicatiekanalen behoorlijk versnipperd? Heb je weer behoefte aan rust en overzicht, maar heb je geen idee hoe je dit in kunt richten? Stuur dan een e-mail naar sanne@sharp-support.nl, vermeld daarbij welke communicatiemiddelen en kanalen je nu gebruikt en in welke branche je werkzaam bent. Ik neem dan zo snel mogelijk contact met je op voor het plannen van een telefonische kennismaking. Als de klik er is, zal ik een offerte voor je maken voor het uitvoeren van een marktonderzoek, inclusief rapportage en concrete aanbevelingen voor het inrichten van communicatiekanalen.
Foto van Mike Meyers via Unsplash
