Iemand anders de telefoon laten opnemen

Het is waarschijnlijk even wennen: werkzaamheden uitbesteden kan best spannend zijn. Maar díe stap heb je al genomen. Nu wil je de volgende stap nemen: de telefoon laten opnemen door je Virtual Assistant. Waarom veel Virtual Assistant dat niet doen (ik ook niet overigens), is voor iedereen anders. Welke oplossingen er zijn voor als je de telefoon door iemand anders wil laten opnemen, leg ik je wel in dit blog uit.

Waarom een Virtual Assistant je telefoon vaak niet opneemt

Veel Virtual Assistants bieden geen telefoonservice aan en zijn voor de buitenwereld, jouw klanten dus, telefonisch vaak niet te bereiken. Ook ik heb dat met SHARP Support zo geregeld. Bewust overigens. Vooral vanuit de gedachte dat ik meerdere opdrachtgevers heb en daardoor niet de hele dag stand-by kan staan voor het opnemen van de telefoon. Maar ook door representativiteit: het gebeurt regelmatig dat terwijl ik werk, de kinderen om mij heen lopen. Daarbij: als ik voor al mijn opdrachtgevers de telefoon zou opnemen, zou ik veel minder effectieve tijd kunnen besteden aan andere dingen die jou veel vrije tijd opleveren. Gelukkig zijn er andere mogelijkheden om toch de telefoon te laten opnemen door iemand anders.

Zet je voicemail aan

Met VoIP kan je heel, maar dan ook echt heel veel kanten op. Je kunt met VoIP niet alleen je vaste nummer naar je mobiele telefoon laten lopen. Je kunt ook een welkomstkeuzemenu instellen, gesprekken opnemen en een wachtrij instellen. Maar een van de meest fijne mogelijkheden is dat je een voicemailbox kunt instellen. Dat werkt dan ongeveer zo:

  • Bellers bellen je (vaste) telefoonnummer en krijgen geen gehoor
  • Je hebt je voicemailbox helemaal gepersonaliseerd en dus krijgt de beller een persoonlijke boodschap te horen.
  • De beller spreekt een boodschap in.
  • De boodschap wordt vervolgens omgezet naar een .mp3-bestand en gemaild naar het e-mailadres dat je hebt opgegeven.
  • Vanaf daar is het appeltje-eitje: je luistert de voicemail af en belt terug.

Het is niet helemaal de telefoon door iemand anders laten opnemen. Maar het is wel een oplossing die zeer handig kan zijn. Ook als je overigens al een backoffice hebt. Wil je liever een zelf uitgekozen 085- of 088-nummer? Check dan zeker de mogelijkheden bij Voys!

Een receptie zonder receptie

Ja, je leest het goed: een receptie zonder daadwerkelijke receptie. Dit kan zeker een uitkomst zijn om iemand anders de telefoon te laten opnemen. Er zijn bedrijven die deze services aanbieden. Hoe dat eruit ziet, verschilt. Het is afhankelijk van wat jij nodig hebt en wilt in je bedrijf. Zo kan je er voor kiezen om de telefoon te laten opnemen, een boodschap aan te nemen, die te laten mailen en dan zelf terug te bellen.

Maar er zijn ook bedrijven die de volledige service van je overnemen en niet alleen je inkomende telefoontjes afhandelen. Ook je uitgaande telefoontjes kunnen ze van je overnemen. Experts zoals Lydia Veldman-de Graaf van v4Contact kunnen je daar veel meer over vertellen.

Integreer een Virtual Assistant op je website

In dit specifieke geval bedoel ik dan niet een assistant, zoals ik, die vanuit mijn eigen kantoor in Amersfoort met je werkt. Nee, hier bedoel ik een live chat die je op je website kunt integreren. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen helemaal niet telefonisch meer bereikbaar te zijn en de live chat alle eerstelijns communicatie van je over te laten nemen. Bang dat dit onpersoonlijk is? Hoeft niet hoor. Live Chat Service biedt bijvoorbeeld 7 dagen per week chatondersteuning aan. Nog een voordeel: in 5 verschillende talen bieden zij ondersteuning. Heb je internationale klanten, dan kan je ook zeker bij hen terecht.

Combineren is creëren

Wil je echt optimaal bereikbaar zijn met je bedrijf en niet meer zelf de telefoon opnemen? Dan kan je alle opties die hierboven staan vermeldt, natuurlijk ook gewoon combineren. Zo heb je én een receptieservice én een live chat én een voicemailbox voor wanneer dat handig is.

Kan je wel wat hulp gebruiken bij het onderzoeken van de mogelijkheden of het implementeren van deze mogelijkheden? Neem dan gerust contact op voor de mogelijkheden.

Foto van Quino Al via Unsplash