Tools onder de loep: WhatsApp

Tools onder de loep WhatsApp disclaimer: voordat je überhaupt gaat kijken naar tools, raad ik je aan eerst een wensenlijstje op te stellen. Pak een schriftje of open een blanco nieuwe mail. Typ of schrijf vervolgens álle wensen en eisen die je hebt. Dat kunnen ook redenen zijn om te automatiseren. Denk bij het maken van dit wensenlijstje niet aan de kosten, mogelijkheden of juist onmogelijkheden, juridische aspecten, etc. Kijk echt sec naar wat jij denkt nodig te hebben in een systeem.

Waarom WhatsApp als tool mee wordt genomen in deze tools onder de loep serie? Eigenlijk is het heel simpel: het is een tool die steeds meer mogelijkheden krijgt, maar het is boven alles een tool die je in direct contact brengt met jouw eigen toekomstige klant. Want zeg nou eerlijk: wie kent WhatsApp niet?

Hoe WhatsApp van privé naar zakelijk gebruik ging

Hoe WhatsApp is ontstaan en hoe het de wereld veroverde is volgens mij wel bij iedereen bekend. Nog geen paar jaar geleden, begon de tool echt aan zijn opmars. Dusdanig dat reguliere SMS-berichten steeds verder op de achtergrond kwamen te staan. Kijk maar naar het onderzoek dat de NOS uitvoerde bij 25-jarige bestaan van het SMS-bericht. Inmiddels gebruiken we eigenlijk alleen nog maar SMS als er een storing is en de app niet kan worden gebruikt.

Lang hebben we dit alleen voor privé doeleinden gebruikt. Dat had ook te maken met de mate van beveiliging. Of liever gezegd. Het gebrek daaraan. Bedrijven, overheden, semi-overheden. Of de berichtenapp nu volledig veilig is, zijn de meningen over verdeeld. Dat het inmiddels is toegestaan voor bijvoorbeeld ambtenaren, is in ieder geval wel een feit. Zeker aangezien WhatsApp berichten inmiddels ook onder de WOB vallen en de VNG daar inmiddels richtlijnen voor heeft opgesteld.

Dat het een populaire tool is, is ook goed te zien aan het aantal gebruikers: eind januari 2022 telde Nederland alleen al ca. 9,5 miljoen gebruikers.

Hoe je WhatsApp zakelijk kunt gebruiken

WhatsApp kan op ontzettend veel verschillende manieren worden gebruikt. Een paar voorbeelden van hoe ik WhatsApp in de praktijk gebruik:

• De aannemer die een verbouwing bij ons thuis heeft gedaan, communiceerde veel via WhatsApp. Of dat nou ging over de uiteindelijke startdag, het tijdstip, benodigdheden die in huis moesten zijn of dat de verwarming aan of uit moest staan. Het maakt niet uit: als wij een vraag hadden, appten we die.
• Korte bedrijfsupdates in de trant van: er staat een mail in je inbox die ik niet kan behandelen, omdat deze te inhoudelijk is. Ik laat ‘m daar voor je staan.
• Het verzetten van afspraken: of dat nou voor mijzelf is of voor een ander. Het gebeurt vaak dat men telefonisch niet te bereiken is, er geen voicemail kan worden achtergelaten en de e-mail niet aankomt of wordt gelezen. Dan is WhatsApp een ideale uitkomst.
• Contact met bureaus gespecialiseerd in administratieve beroepen. Ook met hen onderhoud ik goed contact via WhatsApp.

Bij de laatste update van WhatsApp zag ik verder dat er inmiddels ook peilingen uit kunnen worden gestuurd. Deze functie is al helemaal ideaal voor zakelijk gebruik. Deze functie kan namelijk volledig de datumprikker apps vervangen.

Nog een voordeel is dat je via WhatsApp Business automatische antwoorden kunt instellen en openingstijden kunt toevoegen. Natuurlijk heb je dan wel een beetje zelfdiscipline nodig en moet je niet iedere keer gaan kijken of je al nieuwe berichten hebt ontvangen. Tenslotte kom jij niet alleen direct in contact met je klant, je klant kan ook direct in contact komen met jou. En dat geeft weer andere uitdagingen.

Wil je juist chats kunnen toewijzen aan je team? Dan ben je bij WhatsApp niet aan het juiste adres. Check dan eens Zendesk voor de mogelijkheden. Een groot systeem, met veel integraties en mogelijkheden, waar je ook chats automatisch kunt toewijzen aan je team.

Zie je door de bomen het bos niet meer en kan je wel wat hulp gebruiken bij het onderzoeken van dit soort tools? Ook dit soort onderzoeken voer ik graag voor je uit. Samen zullen we dan een wensenlijstje maken, inclusief budget en functionaliteiten. Je krijgt van mij dan een handig Exceloverzicht met alle pro’s en con’s opgesomd. Liever alle onderzochte tools in een volledige onderzoeksrapportage? Ook dat is geen probleem. Neem gerust contact op voor de mogelijkheden.

Foto van Alexander Shatov via Unsplash