Help! Ik wil een goede checklist!

Heb jij een checklist met zo enorm veel inspringende niveaus dat het onoverzichtelijk is geworden? Dan heb je eigenlijk geen idee meer wat nou wanneer moet gebeuren. Rustig maar. Daar ben je niet de enige in. In dit artikel krijg je handige tips, zodat jij je overzicht weer terugkrijgt.

Begin bij het begin

Het inventariseren van werkprocessen en het maken van checklists, begint altijd bij het begin. Dat lijkt mij simpel en voor de handliggend. Toch is dat niet altijd het geval. Vaak vergeet men de eerste paar stappen. Men gaat daarbij vanuit dat het zó vanzelfsprekend is, dat ze die stappen niet hoeven op te nemen. De beginstappen dus. Hetzelfde geldt overigens ook voor de laatste paar stappen. Ook die worden vaak als vanzelfsprekend gezien. Maar hoe inventariseer je dan je processen dusdanig dat het een overzichtelijke checklist wordt? Een aantal tips op een rij:

• Begin met het openen van een blanco Word document (of een Google Doc, een Trellokaartje, Evernote notitie: wat jij het prettigste vindt werken).
• Sla het document vervolgens centraal op (op je Onedrive of Google Drive bijvoorbeeld) en geef het een logische naam, zodat iedereen in je organisatie direct weet wat er in het document staat. Als voorbeeld: inventariseer je de stappen voor het publiceren van een nieuw blog, noem het document dan ‘Checklist Blogs publiceren’.
  • Werk je actief samen met een projectteam in MS Teams? Zet dan alle relevante checklists in de bestandendirectory van Teams. Werkprocessen zijn op die manier altijd toegankelijk voor iedereen in het projectteam.
• Start in het document een nieuwe opsomming en noteer alle (ja, alle) stappen die je neemt in een proces. Ook de vanzelfsprekende, zoals inloggen, de browser openen, het conceptartikel openen. Het zijn stappen die voor jou vaak inmiddels vanzelfsprekend zijn, maar dat betekent niet dat het voor iedereen vanzelfsprekend is.
• Heb je alle stappen geïnventariseerd en vastgelegd? Geef je checklist dan eens aan iemand die het proces niet kent. Laat degene alles opschrijven waar hij of zij tegenaan loopt en voer ook die stappen door. Herhaal dit proces net zo lang totdat je geen feedback meer krijgt. Doorloop ook zelf regelmatig de stappen!
• Kijk ook eens naar de manier waar je de stappen hebt gedocumenteerd en kijk of de zinnen korter en duidelijker kunnen.
• Blijf de gedocumenteerde stappen controleren. Vaak wijzigt het proces in de loop der tijd toch iets. Heb je alle stappen genoteerd, dan is je checklist klaar voor gebruik.

Je werkprocessen zijn nu gedocumenteerd, gecontroleerd en vastgelegd. Verder zijn ze netjes opgeslagen in een Word-document ergens op een logische plek op het netwerk. Logisch ja, want als iemand anders je werk plotseling moet overnemen, kunnen werkprocessen doorgaan door jouw checklists.

Geef eens in de zoveel tijd je checklists aan iemand anders. Laat degene de stappen weer doorlopen en vraag actief om feedback. Ongetwijfeld zullen er dingen in het proces zijn geslopen die niet in de checklist staan, maar wel nodig zijn voor een goed vastgelegd werkproces. Voer weer alle ontvangen feedback door in de checklist. Hernoem deze eventueel naar ‘Checklist Blog Publiceren – v2’. En blijf regelmatig de inhoud controleren. Houd daarbij in je achterhoofd dat je de processen niet zo zeer vast hebt gelegd voor jezelf. Je legt ze vast zodat processen door kunnen gaan. Ook als jij er niet bent.

Regelmatig zag ik checklists die zó ingewikkeld waren, dat het meer vragen opriep dan dat het beantwoordde. Door veel vragen te stellen, het proces zelf tig keer uit te voeren, de checklist steeds aan te passen, wordt het steeds wat duidelijker hoe het proces er eigenlijk écht uitziet. Zodra je dat inzichtelijk hebt, kan je processen gaan optimaliseren en dingen in het proces gaan schrappen. Langzaam, stukje-voor-stukje. Ben jij bezig met het optimaliseren van je processen en kan je wel wat hulp gebruiken? Neem dan vrijblijvend contact op voor de mogelijkheden.