Weet je wat ik dus altijd ontzettend afschuwelijk vond? Structuur. Iedere dag precies weten wat je die dag gaat doen, met wie, hoe, waar, waarom. Alsof je je hele (werkende) leven voorbij ziet flitsen en eigenlijk tot aan de pensioenleeftijd al weet hoe je dagen eruit zien. Maar weet je dat het precies structuur is die ervoor zorgt dat je overzicht houdt en je dag optimaal in kunt delen? Dat je het overzicht goed kunt houden?
De R van Regelmaat
Ik denk dat iedere nieuwbakken ouder het wel herkent: als je net vader of moeder bent geworden, leer je direct wat de 3 R’s betekenen. Happy wife, happy life verandert heel snel in blije baby, blij gezin. En het tegenovergestelde natuurlijk ook. Chagrijnige baby die dagenlang niet slaapt? Dat heeft natuurlijk direct impact op de gezinssfeer. Pasgeborenen varen dus niet voor niets zo goed bij die 3 R’s.
Toch lijkt het wel een vergeten iets. Ergens tussen het begin van de pubertijd en je eerste burn-out, lijken de 3 R’s steeds meer naar de achtergrond verdwijnen. Voldoende slaap wordt steeds minder belangrijk, hoe lang je door kunt feesten daarentegen wordt steeds belangrijker. Het belang van je eigen dag indelen, lekker zelf bepalen waar je tijd aan gaat besteden en wanneer, wordt steeds groter. En ondertussen verwacht de maatschappij dat je ook nog ‘even’ een vol sociaal leven hebt, regelmatig netwerkt, carrière maakt en natuurlijk sport. Rust, reinheid, regelmaat of structuur. Het lijkt alsof het ergens in de krochten van je mentale archiefkast is beland. Met alle gevolgen van dien natuurlijk. Hoe kan je dit nou voorkomen?
Hoe structuur je ondernemersrisico kan beperken
Betrek bijvoorbeeld de 3 R’s nu eens naar het zakelijke leven als ondernemer. Ondernemen zonder risico bestaat niet. Dat weet iedere ondernemer. De freelancer die zich voor bepaalde tijd laat inhuren door één organisatie, de zzp’er die afhankelijk is van 1 klant en ook de mkb’er die afhankelijk is van 1 heel grote klant. Ze lopen allemaal ondernemersrisico.
Als je plotseling zonder inkomsten komt te zitten of als je inkomsten plotseling drastisch verminderen, wil je natuurlijk wel de tijd hebben om een andere klus of klant te vinden zónder dat je direct je huis moet verkopen, naar de voedselbank moet rennen of je personeel moet ontslaan. Dat laatste kan overigens niet zomaar. Werknemers zijn goed beschermd in het wettelijk recht. En terecht. Een werknemer is geen ondernemer en hoort daarmee géén ondernemersrisico te lopen.
Een van de dingen die je kunt doen, is bufferen. Zorgen dat je voldoende inkomsten hebt om je spaarrekening goed te vullen. Zodat áls je dan toch plotseling behoorlijk moet inleveren op je inkomsten, je het in ieder geval goed kunt redden. Een stukje regelmaat creëren dus in je inkomstenstroom.
Een andere tip die ik je mee wil geven, is goed te blijven communiceren met je klanten. Klanten lopen vaak niet zomaar opeens weg. Ze hebben vaak al signalen gegeven in de samenwerking of hebben eerder aangegeven niet tevreden te zijn (of je niet meer te kunnen betalen wegens eigen sociaal financiële omstandigheden). Blijf dus regelmatig in gesprek met je klanten om verrassingen te voorkomen.
Je klanten tevreden houden door rust
Wat voor ondernemer je ook bent, je bent waarschijnlijk iemand die niet graag stilzit. Je bent ondernemer geworden met een doel en werkt hard om dat doel te bereiken. Daar is natuurlijk niks mis mee. Maar de uitdrukking ‘Van hard werken is nog nooit iemand doodgegaan’ klopt niet. Van hard werken zijn wel degelijk mensen doodgegaan. Daarnaast leef je niet om te werken, maar je werkt om te kunnen leven. Ook als ondernemer. Voldoende rust nemen is daarbij belangrijk en dat kan op meerdere manieren dan alleen op tijd je bed in gaan en voldoende slaapuren te halen.
Wees daarnaast ook streng voor jezelf én voed je klanten goed op. Als jij je hebt voorgenomen 1 dag in de week volledig vrij te zijn om aan je eigen bedrijf te kunnen werken of een dag volledig te niksen, wees dan die ene dag ook volledig vrij. Kies je ervoor om een dag in de week te niksen? Zet het in je agenda en ga gewoon lekker een dag niksen.
Als jij uitgerust bent, werkt je brein anders en staat het niet continu op overlevingsmodus. Wat betekent dat je creatiever kunt denken, met andere invalshoeken je opdracht bekijkt en dus met creatievere oplossingen komt wat betekent dat je je klanten beter kunt helpen wat weer zorgt voor een stabiele klantenkring en daarmee inkomstenstroom. Win-win-win-win-situatie.
Houd rekening met het onverwachte
In mijn eigen werkdag probeer ik zo veel mogelijk rekening te houden met allerlei soorten werk. Gepland, ongepland en ad-hocwerk.
- Het geplande werk is het werk dat ik iedere dag of iedere week op een vaste dag herhaal. Heel simpel gezegd: het werk waarvan ik weet dat ik het die dag moet gaan doen.
- Het ongeplande werk is het werk wat ik doe als ik tijd ‘over’ heb. Dat kan variëren van archiveren tot aan een huishoudelijke klus. Simpel gezegd: werk dat ik niet heb gepland en waar ik op dat moment voor kies.
- Het ad-hocwerk is het werk dat onverwacht komt en echt die ene dag af moet. Ook dat is heel breed en gaat van iemand terugbellen tot een belangrijk document zoeken voor een van mijn klanten.
Deze drie soorten werk hebben natuurlijk invloed op elkaar. Alle drie de soorten komen voor. Vaak op dezelfde dag. Dat is voor mij geen probleem. Mijn dagindeling houdt namelijk altijd rekening met ongepland en ad-hocwerk.
Maar voor de freelancer of zzp’er die de hele dag eerst in vergadering zit bij de klant, daarna nog ‘even’ alles mag gaan vertalen naar een uitgewerkt brainstormdocument, tussendoor ‘even’ snel de eigen boekhouder belt voor een update over de eigen boekhouding en ondertussen een appje beantwoord van een andere klant over dat ene project dat je net hebt opgeleverd, is het een heel ander verhaal. Die freelancer of zzp’er komt ’s avonds bekaf thuis om erachter te komen dat er nog van alles en nog wat moet gebeuren. Aan gepland werk meestal. Want dat geplande werk is in het gedrang gekomen door het ongeplande en ad-hocwerk.
Hoe je dag er ook uit kan zien
Herken jij jezelf hierin en wil je meer structuur aanbrengen in je dag, maar geen idee waar te beginnen? Probeer dan eens je dag anders in te delen, bijvoorbeeld:
- Van 09.00-12.00 uur houd je vrij voor gepland werk. Dit blok gebruik je dan voor het uitwerken van dat brainstormdocument. Dat ga je dus niet meer ad-hoc doen. Idem met het lezen van artikelen, notulen, rapporten, etc.
- Van 12.00-12.30 uur heb je lunchpauze. Nu je dat in je agenda hebt gezet, weet iedereen dat die dat moet weten.
- Van 13.00-16.00 uur mogen mensen vergaderingen plannen.
- Van 16.00-17.00 uur heb je de tijd voor het ad-hocwerk. Heb je geen ad-hocwerk? Dan heb je dus ruimte voor ongepland werk en kan je ervoor kiezen dit uur zelf ergens mee op te vullen.
Werkt deze dagindeling niet? Dan kan je ook kiezen voor een weekindeling, bijvoorbeeld:
- Maandag: geen overleggen, vergaderingen, Teams-meetings, kennismakingen of belafspraken.
- Dinsdag: van 09.00-17.00 uur heb je beschikbaar voor vergaderingen, Teams-meetings, kennismakingen of belafspraken. Zorg dat deze goed op elkaar aansluiten en dat voor ieder overlegmoment een duidelijke agenda beschikbaar is.
- Woensdag: idem aan de maandag, er worden geen overleggen gepland.
- Donderdag: idem aan de dinsdag, deze hele dag mag vol worden gepland met overleggen die nodig zijn.
- Vrijdag: je vrije dag waarop je dus echt vrij bent en niet bereikbaar bent.
Plannen kan je leren, echt waar
Iets anders dat ik je graag mee wil geven is anders te kijken naar (over)werk. Ik zeg vaak dat overwerk een teken is van slechte planning. Personeelsplanning of dagplanning. Als je structureel personeel tekort komt en je hebt te veel werk, heb je het werk dus slecht gepland op de capaciteit die je hebt. Heb jij een 8-urige werkdag waarbij je ook erg veel bij de koffieautomaat te vinden bent? Dan heb je je dag dus slecht gepland.
Heb jij personeelstekort en wil je geen ‘Nee’ zeggen tegen werk? Wees dan realistisch en schakel hulp in. Uitzendkrachten, freelancers, zzp’ers, personeelsleden. Begin met het uitbesteden van werk dat bij jou energie vreet en je zult zien dat je automatisch meer ademruimte hebt.
Wil je geen personeel? Geen freelancers of zzp’ers die je wil inhuren? Ook prima natuurlijk. Jouw bedrijf, jouw keuze. Maar wees dan wel realistisch in het werk dat je aanneemt. In je eentje werken alsof je 50 man personeel hebt lopen, is dat dus niet. Dan ga je fouten maken, wat de kwaliteit van je werk niet ten goede komt. En daarvoor is een simpel advies: mond-tot-mondreclame werkt twee kanten op: het kan je bedrijf laten groeien en het kan je bedrijf breken.
Heb jij op dit moment moeite met structuur houden in je werkdag? Ben je op zoek naar personeel of inhuur en heb je moeite met het vinden van de juiste klik? Neem gerust contact op voor het plannen van een kennismaking, wellicht dat ik je wel verder kan helpen met het aanbrengen van structuur in je dag. Wil je meer concrete tips lezen voor je agenda? Lees dan het blog ‘Hoe je overzicht houdt in hectische tijden’.
