Vergaderdruk verminderen met deze 5 tips

Vergaderdruk verminderen is echt mogelijk. Maar vaak vinden mensen het lastig om aan te geven dat de vergaderdruk te hoog is. In de afgelopen 20+ jaar heb ik meerdere managers, directeuren en zzp’ers aan meer vrije tijd geholpen. Onder andere door het verminderen van de vergaderdruk. Heb jij geen tijd, zin of behoefte aan iemand die dit voor je managet? Lees dan de verzamelde tips over hoe je zelf vergaderdruk kunt verminderen.

Check-check-dubbelcheck

Weet je wat ik dus ontzettend vervelend vind? Onaangekondigde vergaderverzoeken die in de inbox belanden. Uitnodigingen zomaar even inschieten in de agenda. Zonder dat je gecontroleerd hebt of degenen die erbij moeten zijn, eigenlijk wel kunnen.

Waar dat vandaan komt? In mijn ervaring is dat iets dat sterk afhankelijk is van de bedrijfscultuur en de heersende hiërarchie. Terwijl ook in dat soort bedrijven toch echt vaak assistenten werken, die agenda’s beheren en kneiterhard hun best doen om agenda’s zo goed mogelijk te beheren. Maak dan wat afspraken met de afdelingssecretaresse of assistent. Spreek bijvoorbeeld af dat alleen interne afspraken mogen wijken voor externe afspraken. En dan alleen als het echt niet anders kan.

Heb jij opdrachtgevers met een sterke hiërarchie? En krijg jij de een na de andere uitnodiging in je inbox, zonder vooroverleg? Ga dan zeker in gesprek met je opdrachtgever en de teamassistenten.

Nee is ook een antwoord

Het is misschien een inkoppertje voor sommigen, maar velen vinden dit echt nog lastig om te doen: zeg gewoon eens ‘nee’.

Want je bent echt niet de enige die van het ene overleg holt naar het andere. Het is iets waar veel mensen mee te maken hebben. Of je nou als freelancer wordt ingehuurd of een manager in loondienst bent. Denk je dat je alleen hoog in de boom last hebt van vergaderdruk? Think again. Oók de productieleiders van fabrieken, kraamzorgmedewerkers, thuiszorgmedewerkers, verpleegsters, cateringmedewerkers en leerkrachten hebben hiermee te maken. Kortom: alle lagen van de beroepsbevolking.

En uit al die meetings komen natuurlijk allerlei andere zaken naar voren: nieuwe agendapunten, nieuwe vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, actiepunten. En al die dingen moeten natuurlijk weer worden opgezet, gecoördineerd, opgevolgd. Daar heb je simpelweg tijd voor nodig. Merk jij dat je die tijd niet hebt en dat je vaak ’s avonds nog achter je laptop zit? Zeg dan eens ‘nee’ en weiger eens een uitnodiging voor een vergaderverzoek.

Maak het concreet en bespreekbaar

Een hoge vergaderdruk wordt gevoeld in alle lagen van het bedrijf. Van de receptionist die externe gasten ontvangt, de secretaresse die de vergadering notuleert, de manager die daadwerkelijk zitting moet houden in de vergadering tot aan de facilitair medewerker die zorgt voor de koffie en catering en alles wat daar nog tussen in staat. Te lang onder te hoge werkdruk staan, kan een burn-out als gevolg hebben. Maak daarom de vergaderdruk bespreekbaar. Weet je niet zo goed hoe je dat het beste aan kunt pakken? Probeer het dan te onderbouwen en concreet te maken.

• Open een nieuw Exceldocument. Geef deze een logische naam, bijvoorbeeld ‘Vergaderdruk SHARP Support – 2024’ en sla deze op.
• Pak je agenda erbij en kijk naar een volledige kalendermaand. Het liefst de agenda van vorige maand.
• Noteer alle vergaderingen die je tegenkomt. Ook de bila’s, trila’s en PO’s.
• Noteer in de eerste kolom het doel van de vergadering.
• Noteer in de tweede kolom de duur van de vergadering.
• Noteer in de derde kolom het aantal deelnemers.
• Noteer in de vierde kolom of de vergadering een actielijst heeft.
• Noteer in de vijfde kolom de frequentie.

Je kunt dan nog een zesde kolom toevoegen ‘Extra informatie’. Gebeurt het vaak dat vergaderingen lastminute worden ingeschoten en kan je eigenlijk geen ‘nee’ zeggen? Voer dat soort informatie dan door in deze kolom.

Lopen je vergaderingen vaak uit? Dan kan je nog overwegen een zevende kolom toe te voegen. Eentje naast de vergaderduur en die dan bijvoorbeeld ‘Daadwerkelijke duur’ noemen. In die kolom noteer je dan hoe lang je daadwerkelijk hebt vergaderd.

Ben je zelf de manager die veel vergaderingen regelt? Kijk dan naar het net gemaakte document en stel jezelf bij iedere vergadering de vraag ‘Wat gebeurt er als deze vergadering nooit meer plaatsvindt?’. Is het antwoord ‘Niks’ of er komen dan wat meer mailtjes binnen dan anders? Schrap dan de vergadering.

Ben je zelf niet verantwoordelijk voor de vergaderingen? Doe dan hetzelfde, maar bespreek dit dan met de eindverantwoordelijke voor de vergaderdruk. Onderbouw je mening, stel voor om te experimenteren met een verlaagde vergaderfrequentie of stel voor de vergadering een tijdje helemaal te schrappen. Baat het niet dan schaadt het niet.

Wees streng

Veel vergaderingen die eigenlijk maar een uurtje horen te duren, duren vaak veel langer. Zeker bij de overheid is een 16-uur durende vergadering geen uitzondering. Door de vele vergaderingen die zeer lang duren, hebben raadsleden te weinig tijd om zich in te lezen. Maar dat is niet het enige. In het artikel kan je namelijk ook lezen dat versplintering vaak ook reden is dat de vergaderingen lang duren. Ook als men dezelfde mening deelt, wil men toch zijn of haar ‘zegje doen’. Tel daarbij bovenop dat de voorzitter onderwerpen soms onnodig lang laat doorgaan en je hebt al snel raadsvergaderingen van 10 tot 16 uur.

Precies daar zit een deel van de crux. De voorzitter hoort niet alleen te letten op al te veel herhaling. De voorzitter heeft ook de rol van scheidsrechter. Een van de dingen die daarbij horen, is het letten op behandelduur van een onderwerp. De tijd in de gaten houden. Wees respectvol, zorg dat men elkaar ook met respect behandelt. Maar onthoud ook dat tijdrekken niet oké is.

Verander van omgeving

Als je met pubers of kinderen makkelijker een onderwerp wil bespreken, is oogcontact maken geen goed idee. Althans. Volgens Kluun. Een soortgelijk idee kan ook worden gebruikt voor vergaderingen. In een andere omgeving, krijg je andere gesprekken.

Heb je veel 1-op-1-meetings die je standaard in een klein kantoortje voert? Ruil dat kleine kantoortje dan eens om voor een wandelvergadering. Juist voor 1-op-1-meetings is dat ideaal. En daarbij krijg je ook nog wat extra beweging. Iets dat al helemaal mooi mee is genomen, aangezien Nederland Europees kampioen zitten is.

Heb je juist regelmatig vergaderingen die uitlopen en waar meer dan 2 a 3 deelnemers zijn? Dan kan een staande vergadering een uitkomst zijn. Al is het maar omdat lang staan niet door iedereen fijn wordt gevonden.

Wees respectvol

Werken geen van bovenstaande tips? Om wat voor reden dan ook. Stuur dan in ieder geval niet ‘zo maar’ een vergaderverzoek of uitnodiging naar een ander. Ga in gesprek met elkaar. Pols een datum via apps als Doodle. Communiceer het doel van de vergadering vooraf. Deel eventuele documenten met elkaar en geef elkaar voldoende voorbereidingstijd. Maar bedenk boven alles of het écht, écht, écht nodig is om een vergadering in te plannen en of het onderwerp niet ook met een simpel mailtje kan worden besproken.

Hebben jij en je opdrachtgever inmiddels afgesproken de vergadercultuur drastisch te verminderen en heb jij inmiddels meer mailtjes in je inbox dan je aan kan? Dan is het handig een Virtual Assistant in te schakelen die je helpt je mail beheersbaar te houden. In het artikel ‘Samenwerken met SHARP Support’ vind je meer informatie over hoe dat eruit kan zien.

Foto van Campaign Creators via Unsplash