Tijdschrijven, je uren registreren, bijhouden waar je aan werkt en hoe lang je over bepaalde werkzaamheden doet. Voor mij is het vanzelfsprekend. Al vanaf mijn vroege carrière als juridisch secretaresse tot aan nu als ondernemer die vooral werkt op basis van gewerkte uren. Uren waar ik zo transparant mogelijk over wil zijn. Maar tijdschrijven helpt mij ook te relativeren en beter te plannen. Iets dat ik jou als ondernemer ook gun. In dit blog laat ik je dan ook niet alleen het belang van tijdschrijven zien, ik laat je ook zien hoe je dit makkelijk kunt doen.
Weet waar je tijd aan besteed
Tijdschrijven als ondernemer is belangrijk. Niet alleen als freelancer of zzp’er die werkt op basis van gewerkte uren (alhoewel het voor hen nog nét even wat belangrijker is). Ook als ondernemer met of zonder personeel. Als jij weet hoe lang jij ongeveer doet over bepaalde werkzaamheden, kan je je dag ook beter plannen. Zo voorkom je dat je bijvoorbeeld te veel werk aanneemt en dat je tot diep in de nacht nog aan de slag bent om alles af te krijgen. Niet alleen niet goed voor je mentale gesteldheid, ook absoluut niet goed voor de kwaliteit die je levert.
Daarbij vindt de Belastingdienst het ook altijd wel fijn om te zien waar jij je uren aan besteed en of dat in balans is. Zoals een andere ondernemer ooit tegen mij zei ‘Je kunt wel 40 uur per week in loondienst werken, maar dan kan je nooit structureel 40 uur per week als ondernemer ernaast werken. Dat accepteert de Belastingdienst niet. Je hebt namelijk 24 uur per dag, 7 dagen per week. Dat is 168 uur. De Belastingdienst vindt het dan niet aannemelijk om van die 168 uur, 80 uur te werken’. Geen idee of de Belastingdienst het echt niet accepteert, maar bij het doorrekenen van slaap, hobby’s en andere vrijetijdsbesteding, vond ik het een logische uitleg.
Tijd is geld
Dat tijd geld is, weten we allemaal wel. Daarbij voeg ik altijd toe dat je maar 1 leven hebt en niet leeft om te werken, maar werkt om te kunnen leven. Mensen op hun sterfbed zullen nooit zeggen ‘Had ik maar wat meer gewerkt’. Sterker nog: de uitspraak ‘Had ik maar wat minder gewerkt’, komt veel vaker voor. Tijd die je eenmaal hebt besteed, krijg je nooit meer terug.
Een vaak gehoord argument is dat tijd kopen duur is. Dat begrijp ik. Investeringen doen kan lastig zijn. Net zoals het maken van moeilijke keuzes dat kunnen zijn. Want of je nou wel of geen tijd koopt, blijven doen wat je altijd deed, kost geld. Het afstoten van werkzaamheden kost geld. En het inhuren van extra krachten kost geld.
Het maakt niet uit wat op jou als ondernemer van toepassing is. Uiteindelijk zal er een keuze moeten worden gemaakt. Zet je een opdrachtenstop in? Communiceer je dat dan ook aan de rest van de wereld? Zet je misschien zelfs wel huidige opdrachten stop, omdat je de kwaliteit niet meer kan leveren? Als dat voor jou werkt, is het natuurlijk heel fijn dat je hier een knoop over hebt doorgehakt en dat je op deze manier ademruimte hebt gekregen en meer vrije tijd hebt ‘gekocht’.
Je kunt er ook voor kiezen om iemand anders in te huren en delen van je werk aan hen te delegeren. Door personeel aan te nemen en te groeien met je organisatie. Door freelancers om je heen te verzamelen. Bedenk daarbij wat jouw eigen tarief is en trek het tarief van de ingehuurde kracht er vanaf. Bedenk daarbij ook wat het project oplevert. Als je als ondernemer al gewend bent aan tijdschrijven, maakt dat het uitbesteden van werk ook vaak makkelijker.
Ook de kleine dingen zijn belangrijk
In weten waar je uren aan op gaan, is het niet alleen belangrijk om naar de grote(re) klussen te kijken. Kijk voor het tijdschrijven ook juist naar de kleinere klussen. Hoe vaak check je je mail? Hoe lang ben je dan bezig met het checken van je mail? Gebruik je heel vaak hetzelfde document en ben je iedere keer 5 minuten bezig met de opmaak goed zetten? Reis je veel naar klanten voor meetings? Hoeveel meetings heb je eigenlijk per week? En hoe lang ben je bezig met het voorbereiden én nabespreken van zo’n meeting?
Het zijn allemaal vragen die je gaan helpen bij beter inzicht krijgen in je werk. Het zijn ook allemaal werkzaamheden waar simpele oplossingen voor zijn. Bijvoorbeeld:
- Check je mail maximaal 3 keer per dag, om bijvoorbeeld 09.00 uur, 13.00 uur en 16.30 uur. Zet het als blok in je agenda van maximaal een halfuur. Werk met productiviteitssystemen als Getting Things Done om grotere werkzaamheden te noteren in een extern systeem en kleinere werkzaamheden (die binnen 2 minuten kunnen) direct op te pakken.
- Noteer alle meetings die je hebt in een maand in een Exceldocumentje. Noteer hoe vaak je die specifieke meeting hebt. Vraag je zelf ondertussen af wat er gebeurd met de meeting en het vervolg als je in plaats van 1 keer per week, 1 keer per maand gaat.
- Ben je zelf bezig met het uitwerken van notulen of actie-/besluitenlijsten? Huur een Virtual Assistant in die dat voor je doet, zet de transcriptiemodus aan binnen Teams voor een quick-and-dirty transcript of laat een opname volledig meelopen en laat deze uitwerken door een VA of een transcriptiebureau (kan vaak trouwens op basis van projectprijzen).
Door het creëren van structuur, krijg je een betere planning. Noteer daarom al deze kleine werkzaamheden in je agenda. Voor jou zijn ze misschien niet belangrijk en doe je ze wel ‘even-snel-tussen-alle-praktijken-door’, het vreet echt tijd van je dag weg. Daarbij helpt het je niet alleen inzicht te krijgen in wat je doet op een dag. Het helpt je ook bij het daadwerkelijke tijdschrijven van je vaste, terugkerende uren.
Hoe je je tijdschrijft, verschilt per persoon. Je kunt dat in een Excel-documentje doen, maar dat is op de lange termijn foutgevoeliger. Ik raad je daarom aan een boekhoudpakket aan te schaffen met een tijdschrijffunctie. Tools zoals MoneyMonk, Teamleader en Exact Online hebben deze functie al. Zijn deze programma’s niet wat je zoekt maar wil je wel graag tijd kunnen schrijven in je boekhoudpakket? Mail dan je wensen, eisen en budget om een offerte te krijgen voor een boekhoudpakketonderzoek of bekijk de blogserie Tools onder de loep voor andere handige tools.
Foto van Morgan Housel via Unsplash
Een gedachte over “Het belang van tijdschrijven”
Reacties zijn gesloten.