Hoe je overzicht houdt in hectische tijden

Posted on Posted in Blog

Het einde van je werkdag nadert en je kijkt nog even in de agenda. Mooi, morgen komt de eerste afspraak om 10.00 uur. Daarna hoef je pas om 14.00 uur bij een klant in Amsterdam te zijn. Je hebt weer overzicht en genoeg tijd dus om je goed voor te bereiden, je mail te verwerken en een paar medewerkers te spreken die je toch al een tijdje niet had gesproken. Dacht je….

De werkelijke situatie

De volgende dag kom je rond 08.30 uur op kantoor. Volledig overtuigd dat je afspraak er pas om 10.00 uur is. Oeps…. Je had verkeerd gekeken, je afspraak staat over een halfuur voor de deur! Even snel de laatste dingetjes voorbereiden dus.

Na die ene hectische afspraak komt de baas van je baas naar kantoor. ‘Dat is natuurlijk even belangrijk om een praatje mee te maken!’, denk je. Ondertussen is het alweer lunchtijd en heb je je mail nog niet eens aangeraakt. Om maar te spreken over de medewerkers die je nu eigenlijk toch wel een keertje had moeten spreken. Het is tenslotte al 3 maanden geleden dat je ze uitgebreid hebt gesproken en je merkt dat de onvrede op de afdeling alleen maar groter wordt.

Herkenbaar?

Terwijl je van de ene hectische dag naar de andere loopt, merk je dat je steeds meer grip verliest op je overzicht en je prioriteiten. Want hoe langer zaken blijven liggen, hoe groter de chaos. Je wilt alles afronden, zo veel mogelijk zelf doen en iedereen tevreden houden. Natuurlijk wil je ook dat wat je afrondt, van goede kwaliteit is. Maar hoe behoud je dan het overzicht en voorkom je dat een al drukke periode nog drukker wordt? Een aantal tips die ik zelf ook graag toepas:

  • Houd rekening met voorbereidingstijd voor afspraken. Afspraak op kantoor? Plan dan een halfuur daarvoor helemaal niets. Zo kan jij even snel de stukken nog een keer doornemen en weet je zeker dat je goed voorbereid bent.
  • Afspraak bij de klant met een uur reistijd? Plan dan 1,5 uur reistijd. Niet alleen vanwege de voorbereiding. Files…. Eén ongeluk op het verkeerde moment op de verkeerde plaats en jij bent niet meer op tijd. Houd daar altijd rekening mee.
  • Plan tijd voor ongeplande zaken. Houd dus altijd ruimte voor onverwachte dingen die toch die dag af moeten zijn. Zo krijg je nooit het gevoel dat je tijd tekort komt voor onverwachte dingen.
  • Plan wekelijkse niet-storen momenten. Kies hiervoor een voor jou handige dag en tijdstip. Tijdens deze momenten ben je even helemaal niet bereikbaar.  Per telefoon niet, per e-mail niet en ook ‘live’ niet. Deze momenten zijn zo lang als jij zelf wilt. Jij plant ’t tenslotte.
  • Het is vaker gezegd, maar zet eens alle meldingen uit van je mobiele telefoon. Je wordt dan niet afgeleid wanneer jij niet afgeleid wíl zijn en kan zelf bepalen wanneer je wel wordt afgeleid. Oh ja, met meldingen bedoel ik ook echt alle meldingen: social media, geluid uit, geen e-mailmeldingen, etc. Het enige wat bij mij vaak aanstaat, zijn de strookmeldingen van WhatsApp. Is er dan iets spoedeisend? Dan kunnen ze je altijd een appje sturen.

 

Werken deze tips voor jou niet?

Werken deze tips niet voor jou? Of kom je er simpel gezegd niet aan toe om ongeplande momenten of niet-storen momenten te plannen? Vraag jezelf dan eens af of je niet teveel op je bordje hebt liggen. Ben je bijvoorbeeld allerlei werkzaamheden aan het uitvoeren die helemaal niet tot je kernactiviteiten behoren?

Vind je het moeilijk werkzaamheden over te laten aan anderen? Lees dan eens dit blog waar ik je handige tips geef voor delegeren.

Vind je het juist helemaal niet moeilijk om anderen te laten helpen? Ben je alleen nog op zoek naar de juiste persoon en kan jij onderstaande vragen beantwoorden?

  • Waardeer je eerlijke, open, transparante en to the point communicatie?
  • Iemand die structuur kan bieden in jouw chaos?
  • Feedback geven en krijgen geen probleem?
  • Iemand die je deadlines bewaakt?
  • Snel je opdrachten uitwerkt? Of die ene moeilijke afspraak snel maakt?

Dan heb je bij deze je hulp in je bedrijf gevonden. Tijdens een vrijblijvend kennismakingsgesprek kunnen we er samen achter komen hoe ik jou en jouw bedrijf verder kan helpen.