Wat doet een Virtual Assistant eigenlijk?

‘Wat doet een Virtual Assistant eigenlijk?’ Het is vaak een van de eerste openingszinnen, waar ondernemers mee beginnen. En natuurlijk heb ik dan een pitch klaarstaan. Maar dan toch komen er vaak nog vervolgvragen. Dus vond ik het tijd er een blog over te schrijven.

Hé Sanne, wat doet een Virtual Assistant eigenlijk?

Wat doet een Virtual Assistant eigenlijk? Het is een veelgestelde vraag die wordt gesteld aan mij, maar ongetwijfeld ook aan veel van mijn con-collega’s. Het korte antwoord is veel. Heel veel. Op mijn website leg ik uit wat ik kan doen voor jou als ondernemer. Het meest korte en makkelijke antwoord is dat ik als Virtual Assistant ervoor zorg dat jij meer vrije tijd krijgt als zzp’er en mkb’er met niet meer dan 10 personeelsleden.

Het alleen functioneren als secretaresse op afstand, behoort niet echt tot de mogelijkheden, maar het is wel een van de praktische dingen die ik vaak uitvoer voor andere ondernemers. Is een Virtual Assistant dan alleen maar een secretaresse op afstand? Nee. Absoluut niet. Het is zo veel meer dan alleen dat. Het is alleen wel afhankelijk van waar je vrije tijd wil creëren, hoe je dat wil doen, wat je wil uitbesteden en aan een Virtual Assistant wil overlaten. Werkzaamheden die kunnen worden opgepakt, kunnen bijvoorbeeld zijn op gebied van:

• marketing: bijvoorbeeld social media updates bedenken aan de hand van je website of dienst.
• tekstschrijven: bijvoorbeeld als redacteur of tekstschrijver je teksten commerciëler maken, nalezen, standaardteksten maken.
• backoffice: bijvoorbeeld het meelezen van je mails, waardoor je nooit meer een overvolle ontplofte inbox hebt. Fijn vooruitzicht toch?
• procesinventarisatie: bijvoorbeeld ál je backoffice processen gieten in praktische checklists en handleidingen.

Waar je ook voor kiest, een Virtual Assistant zal er altijd voor zorgen dat jij als ondernemer meer vrije tijd krijgt.

Van secretaresse naar manusje-van-alles naar Virtual Assistant

In het begin was het secretaressevak niet zo breed. Later werd het steeds breder. Het gebeurde heel vaak dat de ondernemer of manager veel weg was van kantoor. De secretaresse bewaakte dan het fort en kreeg ondertussen steeds meer (project)verantwoordelijkheden. Daar lag eigenlijk al het prille begin van mijn carrière nu.

Langzaam veranderde het traditionele vak namelijk steeds meer naar dat van een manusje-van-alles-functie. Een functie waarbij je veel werk naar je toe kon trekken. Waardoor niet alleen de ondernemer, manager of directeur meer vrije tijd kreeg: de hele organisatie kreeg meer ademruimte. Een functie waarin ik mij als een vis in het water voelde.

Zorgen dat anderen meer vrije tijd kregen. Vrije tijd waardoor zij weer konden doen, wat ze wílden doen. Vrije tijd, zodat ze een keer op tijd naar huis konden. In plaats van altijd de laatste te zijn op kantoor. Van de marketingmanager tot de financieel manager tot de directiesecretaresse. Op alle lagen werd verschil gemaakt. En precies dat is iets dat ik vandaag de dag als Virtual Assistant nog steeds graag doe.

Zet jij ook de eerste stap naar meer vrijheid?

Soms vragen ondernemers actieve en concrete tips. Tips zodat ze zelf aan de slag kunnen met meer vrije tijd krijgen. In plaats van de vraag stellen wat een Virtual Assistant doet. Maar daar zit het ‘m bij mijn klanten vaak niet in.

Iedereen weet inmiddels wel dat je je niet moet (af)leiden door je e-mail, dat je bewust tijd vrij moet maken, dat je volledige focus moet hebben bij wat je aan het doen bent, dat balans heel belangrijk is en dat multitasken eigenlijk helemaal niet bestaat. Als ondernemers zijn aangekomen op het punt dat ze hulp gaan zoeken, zijn ze vaak simpelweg veel te druk om het alleen te doen. Ondernemers kunnen er dan natuurlijk voor kiezen klanten af te stoten. Maar ze kunnen er ook voor kiezen om hulp in te schakelen, werkzaamheden uit te besteden en processen actief te delegeren.

Dus wat een standaard Virtual Assistant eigenlijk doet? Dat weet ook ik niet precies. Wat ik wel weet, is dat alle Virtual Assistants ondernemers helpen meer tijd vrij te krijgen. Daarbij kijken zij goed naar hun eigen kwaliteiten. Ook ik doe dat. Vanuit mijn eigen kantoor in Amersfoort, centraal gelegen in midden Nederland, help ik zzp’ers en mkb ondernemers in heel Nederland op gebied van backoffice, marketing, tekstuele ondersteuning, procesoptimalisatie en natuurlijk ook de losse klusjes. Concrete voorbeelden kan je in deze lijst vinden. Heb je meer vragen? Check dan eens of ze niet al in de veelgestelde vragen staan of stuur een mailtje met je vraag.

Foto van Onlineprinters via Unsplash