Tools onder de loep: Trello

Tools onder de loep disclaimer: voordat je überhaupt gaat kijken naar tools, raad ik je aan eerst een wensenlijstje op te stellen. Pak een schriftje of open een blanco nieuwe mail. Typ of schrijf vervolgens álle wensen en eisen die je hebt. Dat kunnen ook redenen zijn om te automatiseren. Denk bij het maken van dit wensenlijstje niet aan de kosten, mogelijkheden of juist onmogelijkheden, juridische aspecten, etc. Kijk echt sec naar wat jij denkt nodig te hebben in een systeem.

Een oproep die ik online veel voorbij zie komen, is er een voor een productiviteitstool. Kijken waar je mee bezig bent, laagdrempelig en transparant samenwerken met je klanten of leveranciers, timemanagement, prioriteiten inzichtelijk krijgen, processen inventariseren. Ga zo maar door. Ook Trello wordt dan vaak genoemd.

Trello

Laat ik allereerst duidelijk zijn: ik ben enorm fan van Trello. Daarmee is deze tool ook een logische voor de eerste Tools onder de loep editie. Maar ik ben niet zomaar fan geworden van deze tool. Absoluut niet. Maar nu kan ik niet meer zonder. Waarom?

In het kort: het biedt ontzettend veel mogelijkheden én is gratis. Een veelgehoord argument is alleen dat je niet lekker kunt brainstormen in Trello, geen woordspin kunt maken, woordwolken niet, etc. Maar dat is niet helemaal waar. Je kunt een bord namelijk inrichten zoals jíj het wilt. Helemaal blanco zonder lijsten, kaarten, legenda’s, etc. Bang dat je het wiel zelf moet uitvinden, juist door de vele mogelijkheden? Ook dat is niet waar. Er zijn meer dan genoeg standaard bordontwerpen beschikbaar.

Daarnaast kan je met allerlei power-ups (extra modules) je bord eruit laten zien zoals jij wilt. Vormgeving is dus ook te personaliseren.

Voordelen

De gratis variant van Trello biedt al heel veel mogelijkheden. Een aantal voordelen op een rij:

  • Makkelijk en laagdrempelig samenwerken
  • Te personaliseren
  • Nederlandse supportpagina’s
  • Diverse apps (iOS, Android) die naadloos met elkaar synchroniseren

Nadelen

Maar er zijn ook een aantal nadelen te bedenken:

  • Als je de betaalde versie wilt, is het alleen mogelijk met creditcard te betalen.
  • In de gratis versie geen ongelimiteerd gebruik van borden.
  • Wel Nederlandse supportpagina’s, geen Nederlandse klantenservice.

Getting Things Done en Trello

Getting Things Done is in mijn ogen nog steeds dé methode om je productiviteit te managen. Bewust productiviteit en niet je tijd (timemanagement). Het is veel meer dan alleen dat. Deze methode gebruik ik inmiddels al ruim 10 jaar, sinds de tijd dat ik officemanager was bij meereffect.

Trello leent zich verder erg goed voor GTD, zoals Getting Things Done wordt afgekort. Al mijn klanten krijgen een eigen bord, soms zelfs een eigen workspace met meerdere borden. Al deze borden zijn ingericht volgens de GTD methode. Op die manier blijven mijn werkzaamheden en verwachtingen transparant en gemanaged.

Natuurlijk leg ik je, bij de start van onze samenwerking, graag meer uit over deze methode en de indeling van het Trello bord. Wil je zelf al aan de slag met Getting Things Done? Dan een paar tips op een rij:

Heb je geen zin om zelf allerlei tools onder de loep te nemen, een wensenlijstje alleen op te stellen, de tool die je uiteindelijk hebt gekozen te implementeren, in te richten, te ontdekken of andere nieuwe methodes aan te leren, maar heb je wel extra hulp nodig in je organisatie? Neem dan gerust contact op voor de mogelijkheden.

Foto van Andreas Klassen via Unsplash