Tools onder de loep – Slack disclaimer: voordat je überhaupt gaat kijken naar tools, raad ik je aan altijd eerst een wensenlijstje op te stellen. Pak een kladblok, open een blanco nieuwe mail, een spreadsheet, een Google Doc of een Word-document. Typ vervolgens álle wensen en eisen die je hebt. Dat kunnen ook redenen zijn om te automatiseren, makkelijker te communiceren. Zowel intern als extern. Denk bij het maken van dit wensenlijstje niet aan de kosten, mogelijkheden of juist onmogelijkheden, juridische aspecten, etc. Kijk echt sec naar wat jij denkt nodig te hebben in een systeem. Ga pas verder met kijken naar een tool, zodra je dit wensenlijstje helder hebt.
Iedereen die werkt met een team, hybride of op afstand, wil graag een makkelijke manier om snel contact op te nemen met elkaar. Daar zijn meerdere communicatieplatforms en -oplossingen voor. Zo heeft Microsoft Teams een handige chatfunctie, die je in staat stelt om direct in het juiste team te chatten met de juiste personen. Ook WhatsApp kan de juiste tool zijn voor je. Een ander handig communicatiemiddel is Slack.
De oorsprong van Slack
Slack is van oorsprong ontwikkeld als uitgebreid communicatieplatform. Een makkelijkere manier om met elkaar in contact te komen. Een beetje in de stijl van een chatroom, maar dan overzichtelijker. Al in 2009 zagen de oprichters namelijk dat de verschillende communicatiestromen konden zorgen voor miscommunicatie. Werknemers kregen een overschot aan informatie en wisten vaak niet meer waar welke melding stond. In een artikel van De Morgen uit 2014 gaf een van de oprichters al aan dat het communicatieplatform erg populair was bij grote organisaties met veel verschillende communicatiestromen. Alhoewel het destijds nog wel als een luxere versie van een chatroom werd gezien.
Van chatroom naar communicatieplatform
Inmiddels is Slack veel meer dan een veredelde chatroom. Zo kunnen er documenten onderling worden gedeeld, kunnen er onder kanaalafdelingen speciale projectteams worden gehangen, kunnen er polls worden verstuurd en is het zeer makkelijk iemand toe te voegen aan een kanaal of project. Is een project al een tijdje aan de gang en voeg je iemand halverwege toe? Dan kan degene teruglezen in de geschiedenis van de chat.
Het zijn allemaal functionaliteiten die nog steeds onder grote organisaties populair zijn. Zo populair dat Salesforce het bedrijf inmiddels heeft overgenomen. Slack heeft daarmee een standaard integratie met Salesforce producten.
Toch is Slack ook handig voor de kleinere teams. Ben je ZZP’er en heb je andere eenmanszaken of ZZP’ers als klant? Maak dan een kanaal per klant aan en communiceer in dat kanaal. Idem voor projecten, met veel of weinig teamleden. Hoe Slack eruit kan zien voor projecten, is simpel. Per project een kanaal. Alle projectmedewerkers zijn dan ook lid van dat kanaal.
Maak afspraken over wat je slackt
Slack is een heel handig communicatiemiddel om snel in contact met elkaar te komen én te blijven. Het is een communicatieplatform dat veel meer kan dan ‘alleen’ chatten met elkaar. Maar ondanks dat je ook daar documenten kunt delen, wil ik je adviseren dat niet te doen. Gebruik Slack vooral als middel om korte communicatielijnen te houden, maak daar afspraken over en houd je daar ook aan.
Een groot risico van Slack (of andere soortgelijke tools te) gebruiken, is namelijk dat de communicatie te veel versnipperd. Miscommunicatie is dan een kleine stap daarvan verwijderd. Spreek dus met elkaar af dat documenten alleen via de mail worden uitgewisseld, zodat je altijd weet waar je kunt zoeken als je een document tijdelijk kwijt bent.
Prijzen en features van Slack
De prijzen van Slack zijn heel interessant. Ook al zijn ze overgenomen door Salesforce. Je kunt het platform nog steeds apart aanschaffen en gebruiken. Je bent niet verplicht om allerlei andere Salesforce producten te gebruiken.
Ondanks dat Slack een gratis abonnement heeft, is een betaald abonnement ook zeker de moeite waard. Het goedkoopste abonnement bedraagt € 6,75 per maand en heeft al veel meer mogelijkheden dan de gratis variant.
Met dit blog hoop ik dat Slack ook kan worden meegenomen als mogelijk communicatiemiddel in je bedrijf en dat je communicatie op die manier beter wordt gestroomlijnd. Heb je wat hulp nodig bij het onderzoeken van welk communicatiemiddel jij het beste in kunt zetten? Of wil je Slack aanschaffen en gebruiken, maar geen zin om de tool te implementeren? Neem dan contact op voor het plannen van een telefonische kennismaking.
Foto van Stephen Phillips – Hostreviews.co.uk via Unsplash
