Blog

Help! Ik wil een goede checklist!

Help! Ik wil een goede checklist!

Checklist van drie A4-tjes? Of met zo enorm veel niveaus dat je niet meer weet wat nou op welk niveau wanneer moet gebeuren? Herkenbaar?

Regelmatig zag ik checklists die zó ingewikkeld waren, dat het meer vragen opriep dan dat het beantwoordde. Dan ging ik er met de stofkam doorheen, stelde vragen om het ook echt duidelijk te krijgen en dat vormde ik vervolgens tot een goede checklist. Maar hoe dat je dat nou? En is dat nou echt zo moeilijk?

Waar te beginnen?

Het maken van een checklist is niet zo moeilijk als je onderstaande stappen doorloopt. Iedereen lukt het wel om een lijstje met (werk)punten te maken. Maar hoe maak je nou een goede checklist? Eentje waar je wat aan hebt? En eentje die overzichtelijk is?

  • Open een nieuw Word-document en geeft het document een titel. Het proces waarvoor je de titel aanmaakt, gebruik ik meestal. Bijvoorbeeld ‘Checklist Blogs publiceren’.
  • Start een nieuwe opsomming en noteer alle (ja, alle) stappen die je neemt in een proces. Ook de vanzelfsprekende. Voor jou zijn ze vanzelfsprekend, maar voor een ander misschien niet.
  • Check deze acties driedubbel door alleen maar te doen wat op de checklist staat. Moet je iets doen in het proces dat niet is genoteerd? Noteer het dan en neem het alsnog op. Als je namelijk één stap vergeet, klopt je checklist niet meer.
  • Vorm ze om tot goedlopende korte zinnen. Zijn de zinnen te lang? Noteer ze dan toch en ga ze later omvormen.
  • Controleer vervolgens de acties. Ga het proces nog een keer door en probeer al je acties hierbij af te vinken. Moet je weer iets doen dat niet staat beschreven in de checklist? Neem deze dan als nieuwe actie op.

Zo. Je acties zijn nu omschreven en je hebt ze gecontroleerd. Verder zijn ze netjes opgeslagen in een Word-document ergens op een logische plek op het netwerk. Logisch ja, want als iemand anders je werk plotseling moet overnemen, kunnen ze je checklists goed gebruiken. Maar dan moeten ze die wel kunnen vinden ;-).

Maar goed, even terug naar de checklist zelf. Nu komt de echte test. Vraag aan een collega, die bijvoorbeeld jouw werkzaamheden overneemt bij ziekte, om de checklist te controleren. Kan hij/zij ermee werken? En wat valt haar op? Vraag om opbouwende kritiek (en ga dan niet zeuren als je die ook krijgt). Pas de checklist aan de hand daarvan aan. Nu heb je echt een goede, overzichtelijke checklist.

Oh ja, vergeet ze niet regelmatig inhoudelijk te controleren. Soms veranderen processen zonder dat je het door hebt. En omdat vanzelfsprekende acties voor jou, je raadt het al…. Vanzelfsprekend zijn, kan het bijwerken nog weleens worden vergeten.

Vanuit mijn eigen kantoor in Amersfoort, centraal gelegen in midden Nederland, help ik ondernemers in heel Nederland als Virtual Assistant. Door mijn ruime ervaring (15+ jaar), is er veel mogelijk. Zet jij ook de eerste stap naar meer vrijheid?