De 5 nadelen van videobellen

Met het uitbreken van de coronacrisis, deelde ook ik allerlei tips voor het op afstand samenwerken met elkaar. En dat was de start van een expertgolf. De vergaderdruk werd niet per se minder. Nee. Het werd net niet een-op-een doorgezet. Veel mensen die ik sprak, gaven aan dat zo goed als alle meetings werden vervangen door videobellen. In dit artikel wil ik je dus een keer meenemen naar de nádelen van videobellen.

Waarom hier een heel artikel aan wordt gewijd

Toen ik mijn eigen tooltips deelde over hoe je op afstand kunt samenwerken, deed ik dat niet met de bedoeling om alle meetings een-op-een door te zetten. Het is algemeen bekend dat de vergaderdruk tegenwoordig verschrikkelijk hoog is. Sterker nog: er zijn mensen die zó belachelijk veel vergaderen, dat ze eigenlijk niet meer toekomen aan het implementeren van de besluitpunten zonder over te werken. En dat zijn bij lange na niet alleen de parttimers die daar niet meer aan toekomen. Het zijn óók de mensen die al een 40-urige werkweek hebben.

Ik heb gezien dat deze vergaderdruk vooral bestaat bij organisaties vanaf ca. 50 personen. Voor mij een prima reden om niet te werken voor dat segment, maar mij te richten op de eenmanszaken die helemaal geen personeel hebben of de MKB’ers met maximaal 10 werknemers.

De 5 nadelen

Maar terug naar waarom een heel artikel wordt gewijd aan de 5 nadelen van videobellen. Ik vermoed dat een hele hoop managers en directieleden, misschien niet eens problemen zien. Dat ze zich niet bewust zijn van de nadelen van videobellen. Terwijl die nadelen wel degelijk aanwezig zijn. Juist voor eenmanszaken, ZZP’ers en het kleine MKB dat (indirect) werkt voor de grotere partijen.

  1. Vrij is niet meer vrij. Als je voorheen een dag vrij wilde nemen en er op die dag een vergadering was, kon je niet bij de vergadering zijn. Soms werd je gevraagd om speciaal voor de ene vergadering toch even naar kantoor te komen, maar als dat niet lukte was het pech. Als je nu aangeeft dat je vrij bent en je aanwezigheid is wel van belang, ‘is het toch makkelijk. Hoef je niet naar kantoor te komen, maar schiet ik gewoon even een Teams vergadering in. Makkelijk hé dat videobellen’.
  2. Privacy?! We kennen allemaal de video van de deelnemer aan een Zoommeeting die naar het toilet ging en was vergeten haar scherm uit te zetten. Tot op de dag van vandaag gaat dat filmpje de hele wereld over. Arme vrouw. En natuurlijk zijn dit soort dingen te voorkomen en in te stellen. Maar het feit dat je dit in moét stellen, vind ik treurig. Daarnaast krijgt men standaard een inkijkje in jouw eigen, veilige, thuisomgeving. Ook als je in je kantoor zit. Het blijft tenslotte een thuiskantoor. Om maar niet te spreken over de problemen met privacy die (de gratis variant van) Zoom had.…..
  3. Als gast communiceren in teams is veel lastiger dan het lijkt. Communiceren met je leveranciers en freelancers, die geen e-mailadres van je organisatie hebben. Het kan hoor. Absoluut. Je kunt ze toevoegen als gast aan je team. Maar daar zitten wat haken en ogen aan. Zo moet je eerst (laten) checken of je überhaupt wel gasten kán toevoegen aan je team. Wanneer je dat hebt uitgevogeld en het is ingeschakeld, kan je een gast toevoegen. De gast heeft altijd minder rechten dan wanneer je wel onderdeel bent van de organisatie en/of een mailadres hebt van je opdrachtgever.
  4. Zitten is het nieuwe roken. Het is inmiddels een bekende uitspraak, waar al veel over is gezegd en geschreven. Iedere kenniswerker die ik tot nu toe heb gesproken, heeft hier andere oplossingen voor bedacht. Sommige staan ieder uur even op en lopen dan 5 minuten door de ruimte. Anderen gaan na de lunch een extra lange wandeling maken om toch op die manier te bewegen. In mijn geval loop ik terwijl ik bel. Vanwege het vaak vertrouwelijke karakter van mijn telefoontjes, doe ik dat wel binnenshuis. Soms naar boven en weer naar beneden. Andere keren loop ik gewoon rondjes door mijn kantoor. En als je dat videobellend wil doen, wordt het lastiger. Wat dus overigens ook betekent dat ik pertinent niet doe aan videobellen.
  5. Ben jij je bewust van je non-verbale communicatie? Ik wel. Ik heb ooit een minicursus gevolgd of een artikel gelezen hierover. Ik weet niet meer precies wat het was, waar en wanneer. Ik weet wel dat ik vanaf dat moment mij heel bewust werd van mijn eigen micro-expressies. Ondanks dat ik echt wel respect heb voor andermans meningen en beslissingen en mijn verbale mening bij lange na niet altijd uit, doet mijn non-verbale communicatie dat wel. Dat knopje om dat uit te zetten heb ik nog niet gevonden. En precies dat kan soms nog weleens voor vervelende of gênante situaties zorgen. Juist tijdens het videobellen. Meer weten over lichaamstaal en micro-expressies? Neem dan vooral contact op met Body Language Academy.

Met deze 5 nadelen hoop ik een kijkje te hebben gegeven in hoe sommigen videobellen ervaren én waarom ik dus niet videobel. Heb jij een eenmanszaak, ben je ZZP’er of heb je een kleine MKB-organisatie en wil je een keer kennismaken? Neem dan contact op voor een ouderwetse, gezellige telefonische kennismaking om te bekijken wat ik kan doen voor jouw backoffice.