Automatiseren van de backoffice door mensen zelf afspraken te laten maken via je website. Let op: ik ben absoluut geen technisch Virtual Assistant. Maar dat betekent niet dat ik niet weet welke mogelijkheden en tools er zijn voor het automatiseren van afspraken. Al een tijdje geleden heb ik mij daar als Virtual Assistant in verdiept. Een paar mogelijkheden voor het automatiseren van je agenda, deel ik in dit blog graag.
Salonized
Salonized is oorspronkelijk ontworpen als softwaresysteem voor kappers en schoonheidsspecialisten, maar inmiddels wordt het ook door veel andere ondernemers gebruikt. Vooral ondernemers die werken met particuliere diensten die makkelijk zelf kunnen worden geboekt. Denk aan acupuncturisten, kappers, schoonheidsspecialisten, masseurs en coaches.
Nadat ik een tijdje heb gewerkt met dit systeem, begrijp ik ook wel goed waarom Salonized zo populair is onder ondernemers die veel werken met particulieren. Om te beginnen is het een prima betaalbaar systeem, zijn er veel automatiseringsmogelijkheden en zijn de instellingen makkelijk te beheren. Tel daar ook nog het zelf makkelijk in te stellen automatische relatiebeheer bij op en je begrijpt het helemaal.
Salonized is mij zo goed bevallen, dat ik deze ook heb meegenomen in de blogserie ‘Tools onder de loep’. In deze serie vind je allerlei tools die ik kort uitleg. Meer details over prijzen en werkbaarheid, vind je dan ook in dat blog.
Calendly
Een andere populaire plugin voor het automatiseren van de backoffice, is Calendly. Zeker als je al een WordPress website hebt, wordt deze plugin veel aangeraden door technisch Virtual Assistants. Hoe het precies werkt, durf ik je niet te zeggen. Maar wat ik hoor, is dat de tool bekend staat als makkelijk te installeren én makkelijk in gebruik. De installatie kan onder andere met een API-koppeling en stelt je zo in staat om op je eigen website, een kalender te integreren.
Calendly biedt daarnaast meerdere abonnementen aan, waaronder een gratis variant waarin al veel mogelijk is.
MijnDiad
Werk je met privacygevoelige (zorg)informatie? Dan is het handig om te kijken naar speciale software daarvoor. MijnDiad is daar een voorbeeld van. Deze software is speciaal ontwikkeld voor (para)medische praktijken en biedt meer dan alleen een synchronisatie met je agenda. Klanten hebben de mogelijkheid om zelf afspraken te maken, er wordt een volledig cliëntdossier bijgehouden, automatische facturatie kan worden ingesteld. En zelfs beveiligde berichten in een daarvoor ingerichte omgeving, is mogelijk.
Daarbij de opmerking dat MijnDiad zeker niet als tool is ontwikkeld. Maar omdat er zo goed is nagedacht over het doel van deze software, wil ik deze zeker opnemen in dit rijtje. Als je werkt met privacygevoelige informatie en toch de backoffice wil automatiseren, is deze software zeker de moeite waard.
Heb je verder nog geen website of wil je juist je hele website omgooien? MijnDiad geeft de mogelijkheid om volledige praktijkwebsites te maken. Door handige modules, die je zelf makkelijk aan en uit kunt zetten, kan je overigens zo veel automatiseren als je zelf wil. Daarmee wordt het automatiseren van de backoffice nog makkelijker.
MijnDiad heeft overigens ook meerdere betaalbare mogelijkheden.
Microsoft Bookings
Als je al werkt met Microsoft producten en de backoffice wil automatiseren door onder andere je klanten de mogelijkheid te geven om direct afspraken in te plannen via de website, is Microsoft Bookings misschien wel een optie voor je. Het is geen geheim dat Microsoft goed communiceert met Microsoft. Bookings integreert dan ook naadloos met programma’s als Microsoft Outlook. Daarnaast is het mogelijk om met Bookings een agenda te publiceren op je website.
Ben je sowieso fan van Microsoft producten? Microsoft biedt nog veel meer diensten en producten aan die het automatiseren van de backoffice makkelijker maken.
Zapier
Heb je net een plugin uitgekozen die niet lijkt te synchroniseren met jouw systemen, maar wil je wel die plugin gebruiken voor het automatiseren van de backoffice? Ook daar zijn weer andere handige apps voor. Een daarvan is Zapier. Een tool die apps met elkaar verbindt die normaal gesproken geen verbinding hebben. Daarmee is Zapier zeker een handige tool voor het automatiseren van de backoffice. Kijk wel goed naar welk abonnement je nodig hebt. Met het gratis abonnement, kan je namelijk niet alles ‘zappen’.
Daarbij blijkt het instellen van Zapier wel een dingetje te zijn. Wil je door middel van Zapier tools en apps aan elkaar koppelen? Zorg er dan voor dat je iemand inschakelt die dit vaker heeft gedaan. Geen idee wie je daarvoor moet hebben? Ik verwijs je graag door naar een expert.
In een keer klaar
Wil je veel meer automatiseren dan alleen de agenda? En wil je ook gebruikmaken van funnels, een CRM, eventueel een webshop met ebooks of andere producten? Kijk dan niet alleen naar het automatiseren van de agenda, maar kijk ook naar een totaalpakket dat je facturatie volledig automatiseert. Pakketten als MailBlue en ActiveCampaign bijvoorbeeld. Besef wel dat dit volledige pakketten zijn, waarvoor het handig is dat je iemand inhuurt met expertise, zoals een technisch Virtual Assistant.
Met dit blog heb ik je een greep laten zien van de automatiseringsmogelijkheden voor je agenda. Al deze apps stellen je klanten in staat om zelf afspraken te maken. Vaak via je website. Er zijn nog veel meer mogelijkheden om te automatiseren. En als dat voor jou werkt, raad ik je zeker aan daarmee door te gaan. Maar blijf wel goed kijken of automatiseren ook echt loont. Er kunnen namelijk ook redenen zijn om niet te automatiseren.
Foto van Gaining Visuals via Unsplash
