Help! Mijn inbox zit vol!

Posted on Posted in Blog

Voor je werk mail je veel, heel veel. Dat hoort er inmiddels ook een beetje bij. Maar op een dag geeft Outlook aan dat je inbox vol zit. Dat is een probleem, want je kan nu geen mailtjes meer ontvangen of archiveren. En dat is precies vandaag echt niet handig: je wacht namelijk op een belangrijk mailtje.

Je zal toch echt mail moeten ontvangen om je werk goed te doen. Met een volle inbox kan dat natuurlijk niet. Dus ook nu kan je weer naar je IT-afdeling stappen voor hulp. Maar ook nu zal je eerst moeten wachten tot de overige spoedeisende tickets zijn afgerond.

Hoe dan verder?

Ook dit kan je zelf oplossen. Je kunt in Outlook archieven maken, de zogeheten pst-bestanden. En deze kan je meestal ook zelf maken. Hoe?

  • Ga in Outlook via ‘Bestand’ naar ‘Accountinstellingen’
  • Ga naar het tabblad ‘Gegevensbestandsbeheer’
  • Selecteer de optie ‘Toevoegen’
  • Kies een locatie (lokaal) op je computer en geef een naam op (bijvoorbeeld ‘Archief 2016 SHARP Support’)

In Outlook 2016 wordt het bestand direct toegevoegd aan het navigatiedeelvenster. In andere Outlookversies is dat niet altijd het geval. Het bestand moet je dan handmatig toevoegen.

  • Ga in Outlook via ‘Bestand’ naar ‘Accountinstellingen’
  • Ga naar het tabblad ‘Gegevensbestanden’ en kik op ‘Toevoegen’
  • Selecteer het bestand dat je wilt toevoegen en selecteer ‘OK’

Zo! Zonder IT-support heb je weer toegang tot je mail en kan je dat belangrijke mailtje ontvangen. Ontvang je dat niet? Dan ligt het in ieder geval niet aan dat gedeelte van je mail J.

Op deze manier werken kan bijna altijd: je maakt bijna geen gebruik van je maximale capaciteit van je postvak, maar hebt wel toegang tot al je documenten in je pst-archief. Werk je voornamelijk vanuit je webmail? Gebruik het pst dan alleen als archief, waar je incidenteel bij moet zijn. Het pst-archief is namelijk alleen vanuit je lokale omgeving beschikbaar. Dus ideaal als je veel thuiswerkt met je eigen laptop binnen je eigen Outlookomgeving of als je een reguliere kantoorbaan hebt.

Ontvang je structureel teveel mail? Zie je het overzicht niet meer en wil je iedere dag een gestructureerde en lege inbox? Ik kan dan meer voor je betekenen. Meer weten? Bel, mail of app voor de mogelijkheden.